vedligeholdelse af store dokumenter kan være besværlige, men der er værktøjer indbygget i Microsoft Word -program, der gør jobbet håndterbar. Brug Word " Find ", " Kommentarer " og " Registrer ændringer " funktioner til at redigere dokumentet, og derefter beskytte den , når den er i sin endelige form . Find relevante oplysninger hurtigt , kommentere med spørgsmål eller bekymringer , og derefter sende hele dokumentet til en kollega for ændringer, som vil blive sporet med hendes initialer. Ved at beskytte dokumentet, kan du kontrollere, hvilke typer af ændringer , hvis nogen, der er tilladt. Med brugen af disse værktøjer , vil din store dokument virke mindre og mere håndterbare. Instruktioner
Find
1

Find tekst i dokumentet ved at trykke og holde "Control "-knappen , mens du trykker på " F" tasten. Alternativt kan du klikke på " Find " i "Home" -menuen.
2

Skriv den tekst, du søger, og tryk på " Enter". Søgningen er ikke store og små bogstaver som standard, så for eksempel , kan du indtaste "text " eller "Tekst" for de samme resultater.
3

Klik på " Flere" for at indsnævre din søge ved tilfælde præfiks eller wildcards . Fortsætte med at søge , indtil du finder den ønskede tekst.
Kommentarer
4

Tilføj kommentarer til dokumentet ved at fremhæve teksten din kommentar vil forholde sig til, navigere til "review" , og vælge " Ny kommentar ". Indtast din kommentar i det felt, der vises. Kommentarer skiller sig ud, så de let kan redigeres eller fjernes.
5

Naviger til "gennemgang " og derefter " Show Markup " og fravælge "Kommentarer" for midlertidigt at skjule kommentarer . Dette er nyttigt for at udskrive en umærket kopi.
6

Højreklik på den markerede kolonne, og vælg " Slet kommentar " for at fjerne hele kommentaren . Naviger til " Korrekturrude " i tracking -menuen og vælg lodret eller vandret placering for at se en liste over alle ændringer i dokumentet.
Registrer ændringer
7

Naviger til "Review "-menuen og vælg " Registrer ændringer Options" vælg de typer af ændringer, du ønsker at spore og formateringsindstillinger, du gerne vil bruge. For eksempel kan du bruge en blå tekst farve for formatering ændringer, og en rød gennemstreget skrifttype til sletninger.
8

Klik på " Registrer ændringer " for at slå sporing. Dine initialer vil blive optaget ved siden af ​​dine ændringer.
9

Sluk registrering af ændringer ved at vælge " Registrer ændringer " igen. Eventuelle ændringer , mens registrering af ændringer er slukket , vil ikke blive optaget.
10

Acceptere eller afvise ændringer foretaget af andre, ved at vælge de passende " Accepter " eller " Afvis " knapper . Skjul ændringer midlertidigt ved at vælge " Alle korrekturlæsere " fra "Show Markup " menuen inden " Tracking ".
Beskyt dokument
11

Vælg " Beskyt dokument " i anmeldelse menuen og vælg dine ønskede restriktioner. Beskytte integriteten af dokumentet kan øge sin troværdighed og anvendelighed.
12

Vælg " Formatering Begrænsninger " til at afvise ændringer til bestemte typer af formatering , såsom billedtekster eller krop led stilarter. Eller lade alle formatering restriktioner udvalgt til at forbyde al formatering ændringer.
13

Vælg "Kommentarer" eller " registrerede ændringer " for at tvinge alle brugere til at dokumentere ændringer , som du senere kan gennemgå. Eller vælg " No Changes ", hvis du ønsker, at dokumentet skal være skrivebeskyttet.
14

Foretag undtagelser hvem reglerne gælder . For eksempel kan du udelukke dig selv fra reglerne om beskyttelse , der kun tillader dig selv at foretage ændringer.
15

Klik på "Ja , aktiver beskyttelse ", og indtast en adgangskode til dokumentet , hvis det ønskes. Ellers skal du klikke på "OK ", og dit dokument vil blive beskyttet . Klik på " Stop Protection " for at tillade ændringer igen.