Microsoft Word 2007 måler et dokuments læsbarhed på to måder. Den Flesch Reading Ease test giver en score mellem 1 og 100 : et lavt antal korrelerer til lav læsbarhed og et højt antal betyder letlæselige. Den Flesch - Kincaid Grade Level score anslår det højeste elementære klasses niveau , hvor eleverne kunne læse dokumentet nemt. Begge tests bruger punktum og word længder at beregne deres scoringer. For meget læsbarhed gør et dokument lyd simplistisk eller barnlig , for lidt læsbarhed , på den anden side , tilslører kommunikation og gør et dokument lyd bombastisk . Skyd for en gylden middelvej : en professionel, forståeligt dokument. Instruktioner
Stigende Læsbarhed
1

Divide nogle lange sætninger i to eller flere sætninger. Hvis en sætning indeholder to særskilte ideer , for eksempel, opdele dem i to separate sætninger . Prøv at kontrollere tegnsætning af lange sætninger til at afgøre, om du kunne opdele dem : Kig efter en pause midt i en sætning , såsom et semikolon , en bindestreg eller et komma, og en konjunktion
2

Forkort sætninger ved at forenkle sætningsstruktur . At kommunikere en idé præcist , skrive i en direkte, aktivt stemme. Begynd med emnet af sætningen og beskriver derefter hovedsagen. Brug possessives stedet for genitiv sætninger , fokus på verber i stedet for substantiver , bruge enkle grammatik. Må ikke gentage dine ideer og forklarer ikke unødigt. Slet ordrige sætninger, der ikke rigtig kommunikere noget indhold , såsom " for at. " Brug en bestemt ord i stedet for en beskrivende sætning og fokusere på verber i stedet for substantiver . For eksempel ikke skrive, "Det faktum , at sagen er , ideerne om vores medarbejdere noget for os , fordi vi bekymrer os om dem. " I stedet skriver : "Vi interesserer os for vores medarbejderes ideer. "
3

Brug kortere ord , så længe de stadig kan kommunikere dit budskab ordentligt. Kig efter industri jargon , komplekse ord ord, som kun få mennesker kender og ord , at sunde imponerende eller usædvanligt. Udskift hver unødigt langt ord eller komplekse sætning med en enklere, kortere ord. For eksempel ikke skrive, "Udnyt mental engagement forbedrer din evne til at overskride normalier i din præstation . " I stedet skriver , "Fokus på dit arbejde for at forbedre dine resultater. "
4

Fokus på at udtrykke dine ideer klart , direkte og enkelt hele dokumentet. Husk, det vigtigste mål er at kommunikere effektivt og læserne kan gå glip af din besked , hvis det er sløret af ordrige sprog.
Sænkning Læsbarhed
5

Kombiner relaterede sætninger for at øge straf længder. Hvis to sætninger beskriver forskellige aspekter af den samme idé , eller forskellige handlinger , der hører til den samme sekvens , og derefter kombinere dem . Du kan tilslutte forskellige sætninger ved at tilføje et semikolon , en bindestreg eller et komma, og en konjunktion , eller du kan kombinere deres idéer i en længere én del sætning.
6

Beskriv dine ideer grundigt for at udvide sætning længde. Må dog ikke tilføje unødvendige ord , sætninger , der ikke rigtig sige noget , eller gentagelse , der ikke forbedrer klarhed. I stedet fokusere på at kommunikere klart ved at forklare tingene præcist og i dybden.
7

bruge bestemte ord i stedet for kortere , mere generelle . Efterlad korte, klare ord alene, men se efter de ord, der er generiske, vage, yngel eller slang . Udskift disse ord med længere ord, der er stærke, klare, konkrete og faglige . For eksempel ikke skrive, " Arbejd hårdt , gøre et godt stykke arbejde og være rart for andre. " I stedet skriver , "Fokus på dine opgaver , arbejder flittigt og omhyggeligt , og behandle dine kolleger med respekt og høflighed. "
8

Udtryk dine ideer grundigt og specifikt i hele dokumentet. Forbedre nogen svage , forsimplede eller uklare dele. Husk, det vigtigste mål er at kommunikere effektivt , og dine læsere måske misforstå dit budskab , hvis du ikke præsentere det helt.