Microsoft Word Mail Merge -funktionen er designet til at lette oprettelsen af dokumenter som standardbreve . Med Mail Merge , kan du linke et Word-dokument til en datakilde som et Excel-regneark , og derefter bruge " flettefelter " til at trække data automatisk fra regneark og indsætte det i flere kopier af dokumentet. Dette giver dig mulighed for hurtigt at lave et sæt af dokumenter ved hjælp af lignende, men variabel information , for eksempel beløb kundernes navne eller bidrag . Instruktioner
Tilslut din Word-dokument til en datakilde
1
Vælg " Forsendelser " fanen og klik på " Vælg modtagere ".
2
Klik på " ; Vælg fra kontaktpersoner i Outlook " at henlede Deres oplysninger fra din Outlook-adressekartotek , eller" Brug eksisterende liste "for at vælge en separat database fil. Du kan også klikke på "Type Ny liste " til hurtigt at oprette og gemme en database via Word. Brug formularen , der vises til at oprette din liste.
3
Klik på " Rediger modtagere List" efter din datakilde er forbundet til at foretage ændringer i data Word vil trække fra kilden. < br >
Insert Merge Fields
4
Vælg " Forsendelser " fanen og klik på " Match Fields. "
5
Brug drop -down menuen ved siden af hver merge felttype at vælge en type data trukket fra din datakilde. Hvis du bruger en Outlook kontaktliste , vil disse datatyper sandsynligvis blive matchet allerede . Hvis du bruger et Excel-regneark eller en anden database fil, vil du nødt til at matche hver felttype til en kolonneoverskrift. Klik på "OK ", når du er færdig.
6
Klik på " Indsæt fletfelt " på " Forsendelser " fanen, og vælg hvilket felt , du vil indsætte. Husk, at hvert felt er knyttet til en bestemt søjle af data i datakilden . Den " Efternavn " feltet , for eksempel, kan være knyttet til en kolonne med overskriften " Efternavn ". Feltet vises på det sted din markør .
7
Klik på " Afslut og Flet "på" Forsendelser "fanen for at redigere de enkelte dokumenter inden for dit sæt , eller at udskrive hele sættet. "Udskriv " dialogboksen lader dig vælge om du vil udskrive kopier, der svarer kun til en vis række poster i datakilden eller til hele kilde.
