Når du sender en MS Word-dokument via e-mail , er der ingen garanti for, at den person, til hvem du sender det vil være i stand til at se din særlige formatering , som du ønsker . Hvis du indsætter den i kroppen af ​​en almindelig SMS-besked , kan modtagerens e-mail -program ikke genkende nogle tegn eller det kan anvende sin egen formatering. Resultatet kunne være forvanskede og misvisende tekst. Der er flere metoder, du kan bruge til at bevare dit Word-dokument -formatering , når du sender den via e-mail. Instruktioner
1

Send dokumentet som en vedhæftet fil . Hvis du ikke indsætte indholdet af dokumentet i selve e-mailen , så e-mail program kan ikke ændre formateringen . Dit dokument vises som du ønsker at modtageren, hvis han har den samme version af Microsoft Word , du gør, samt eventuelle særlige tegn, du kan have brugt som er uvedkommende for programmet.
2

Konverter Word-dokument til en webside. Klik på " File" og vælg "Gem som" , når dokumentet er åbent. Skriv et navn i feltet " Filnavn " feltet og vælg " webside" fra " Gem som type" felt. Åbn din e-mail -program , skal du klikke på papirclips for at vedhæfte filen , og vælg den fra dialogboksen .
3

Gør din Word-dokument en bærbar dokument format (PDF -fil) , hvis du har et program, der kan konvertere Word-dokumenter til dette format . Den PDF-filformat er ikke påvirket af forskelle i hardware, software eller operativsystem , og vil præsentere din formateret dokument som et billede . Nogle programmer , du kan bruge til at konvertere din fil inkluderer Adobe Acrobat , OpenOffice og Universal Converter (se Resources).
4

Gem filen som en RTF -format (RTF -fil) . Dette format koder formateringen , så den kan overføres , intakt , mellem forskellige applikationer , operativsystemer og output enheder. Åbn dit Word-dokument , klik på "Gem som" og skriv et navn til filen i "File name " feltet. Vælg " Rich Text Format " fra "Gem som type " feltet og klik på " Gem".
5

Skift din e-mail -program fra almindelig tekst til RTF -format. E-mail- programmer såsom Yahoo!, Gmail og Hotmail giver denne service. Kopier indholdet af dit Word-dokument og indsætte dem i kroppen af ​​din e-mail. Din e-mail program vil bevare din formatering for det meste, medmindre det støder tegn, der ikke genkendes .