Edb-systemer bruger to forskellige måder at organisere data på en harddisk : file forarbejdning systemer og database management systemer . Filsystemer er enklere og mere traditionelle måde at håndtere information - programmer oprette filer og skrive data direkte til dem. Med en database , sende programmer kommandoer til en server, der behandler de kommandoer og returnerer resultaterne. Den indbyggede data-håndtering kapaciteter databaser forenkle opgaven med at forvalte information. Typiske anvendelser

Mange desktop applikationer anvender traditionelle fil systemer i form af dokumenter. For eksempel opretter Microsoft Word et struktureret dokument , der indeholder tekst, skrifttyper og formatering instruktioner. Word åbner og manipulerer sine dokumentfiler direkte. Programmer, der har oplysninger med velorganiserede og gentagne strukturer er velegnede til databaser. For eksempel har en bank en million kunder, og ønsker at holde et kontonummer , navn og adresse for hver enkelt. Derudover har hver enkelt kunde mange transaktioner , som igen består af en dato , en transaktion type og et beløb . Databasetabeller håndtere denne type data nemt.
Programmering Effort

Et program, der fastholder sin egen fil skal indeholde logik for at få adgang til filen. For eksempel, hvis det holder en liste over kageopskrifter skal en programmør bestemme, hvordan at hente en bestemt post fra filen, og også finde ud af at organisere listen over ingredienser og bagning instruktioner. En database reducerer programmering indsats, fordi den organiserer og læser information ved hjælp af sin egen indbyggede software, programmøren ikke behøver at genskabe denne logik for hver fil

Omkostninger
< . br >

Kommerciel database software typisk kommer med væsentlige licensafgifter , der afhænger af de funktioner og antallet af brugere. Selv om licens til open source DBMS såsom MySQL er gratis, kan en organisation stadig pådrage teknisk support og uddannelse omkostninger. Desuden kan DBMS kræve en fuldtids administrator til at administrere databasen . En fil system muligvis nogle administration , men sjældent involverer licensafgifter .
SQL

fleste moderne DBMS'er bruge Structured Query Language for informationsbehandling , rapportering , vedligeholdelse og administration opgaver. Det har eksisteret siden 1970'erne , og generationer af computer fagfolk er blevet fortrolig med det. SQL giver avancerede og standardiserede metoder til opdatering , hentning og strukturere data. File systemer ikke har støtte svarende til SQL, og information - styringsværktøjer til standard -filer er forholdsvis langt mere primitive.