Som din virksomhed bevæger sig ind i en alder af digital distribution , bliver du nødt til at beslutte, om ikke at gøre overgangen fra et papir registreringssystem til en digital fil management system. Samtidig med at ændringen til en helt edb registreringssystem kan virke truende, har den barske fordele ved at have et digitalt registreringssystem svajede mange til at gøre overgangen . Reduceret Cost

grund af omkostningerne ved udlejning af ejendomme til at opbevare dokumentation , digital arkivering begynder at betale for sig selv , så snart den er implementeret. Da der ikke er nogen fysisk papirarbejde er omkostningerne ved håndtering og overførsel af dokumenter frem og tilbage stærkt reduceret. Dette giver også mulighed dokumenter, der skal opbevares som papir, der skal arkiveres i mindre og billigere steder .
Going Green

Reduktion af carbon footprint af din virksomhed kan være en vigtig faktor i at nå dagens green- minded kundeunderlag. Det kan i høj grad forbedre virksomhedens image , giver skattefordele og reducere omkostningerne ved forsyninger. Et digitalt registreringssystem kan have en positiv ændre hele fundamentet for en virksomhed , og skifte til en " grønnere "-system kan give rigelig reklame muligheder .
Smoother Workflow

Hentning papirkopier af dokumenter, der indgives og opbevares fysisk kan være en langvarig proces, der er åben for menneskelige fejl, sikkerhedsproblemer og fysisk tab. Dette er ikke tilfældet med et digitalt system . Inden øjeblikke , kan et dokument tilgås ved skrivebordet på den person, der har brug for det . Dette resulterer i en kortere arbejdsuge periode , hvilket giver hurtigere fremskridt og mere tid til at udvikle projekter.
Fotos Højere Sikkerhed

Mens en traditionel papir registreringssystem kan åbnes og så på af alle med adgang til det, kan et digitalt registreringssystem giver forskellige beskyttelsesniveauer , der kan holde dokumenter fortrolige. Brug adgangskoder, bestemte mapper til forskellige brugere , data kryptering og revisionsspor , der tillader dig at holde styr på hvem der er adgang hvilke filer og hvornår, en fil management system kan holde dine dokumenter meget mere sikker .
< Br > Pålidelig Arkivering

Papir dokumenter og filer kan blive ødelagt gennem mere end håndtering, brandskade , oversvømmelsesskader og andre naturkatastrofer . Da data kan gemmes på servere overalt i verden , kan du arkivere dine forretningsdokumenter sikkert uden at skulle stresse over potentielle skade på ejendom. Du kan også lave dine arkiverede data bærbare , ved hjælp af ting som aftagelige harddiske , USB-nøgler og cd'er.