Et registreringssystem er en metode til at organisere papirarbejde og dokumenter til opbevaring. Et skab eller kasse holdes som indeholder trykte versioner af dokumenter , mens et elektronisk system holder data på en computer. Disse data kan være e-mails, eller scannet papirarbejde . Når systemet er sat op , er det vigtigt , at det fastholdes, således at det forbliver i orden med ajourføringer regelmæssigt tilføjet. At vedligeholde systemet , skal du oprette en procedure for at bruge begge systemer. Ting du skal
File skab eller kasse
Folders
tomme etiketter
Pens eller markører
Computer
Vis Flere Instruktioner
Hard Copy Arkivering
< br > 1

Label hver mappe , fil-og skuffe eller kasse . Titlen skal indeholde emnet for dokumentation , plus dato papirarbejdet begynder . For eksempel, " Kvitteringer juni 2010 - til stede " eller " . Human Resources Folder februar 2008 "
2

Opret nye mapper , filer og skuffer eller kasser , når du har en ny kategori af papirarbejde at gemme eller når ældre mapper , filer og skuffer er fulde . Brug farvekoder til at skelne mellem år eller måneder.
3

Tilføj nye dokumenter til de mest relevante mappe eller skuffe . Sætte dokumenter i mapper tilfældigt vil ødelægge registreringssystem, da oplysningerne vil blive behandlet i det forkerte sted. Hvis systemet ordrer dokumenterne alfabetisk, fortsætte med at bruge denne fremgangsmåde i stedet for at skifte til et andet format.
4

Tag gamle, unødvendige dokumenter årligt. Som du fortsætter med at tilføje til de filer, vil nogle oplysninger bliver irrelevante og forældede. Riv det og frigøre ekstra opbevaringsplads.
Elektronisk arkivering
5

oprette mapper eller mapper på din computer. Konsolidere data på en regelmæssig basis, så den ikke bliver uorganiseret. Under flere netværksdrev eller flere mapper , der indeholder tilsvarende oplysninger er ikke en effektiv måde at organisere data.
6

back up af data regelmæssigt. Brug dvd'er, et USB-drev, en ekstern harddisk eller et eksternt firma til at gøre dette. Det beskytter data mod tab .
7

sikre data ved at låse hver fil , der giver adgang til delegerede brugere eller tilføje en adgangskode, når du åbner en fil. Dette forhindrer misbrug af data , svig eller uautoriseret adgang. Plus du kan være sikker på , at kun mennesker, der ved , hvordan systemet fungerer bruge det.
8

Skriv en procedure for brug af elektroniske registreringssystem. Medtag trin-for- trin instruktioner til , hvordan du finder , reference, kategorisere og arkivere data , så hver bruger driften af ​​systemet på samme måde . Holde den opdateret , hvis du forfine systemet til at undgå forveksling mellem brugere .
9

Gennemgå registreringssystem hvert andet år. Kontrollere, at det fungerer godt - det kan defineres ved , hvor effektiv arkivering er , hvor let det er at finde data , og hvordan organiseres det er. Også slette uønskede filer og minimere elektronisk rod.