QuickBooks er prissat efter antallet af brugere, der vil have samtidig adgang til programmet. En lille virksomhed ejer dermed betaler ekstra gebyrer for at gøre det muligt for sine medarbejdere , dvs brugere, at være i stand til at indtaste transaktioner i selskabets finansielle software. Virksomhedsejeren fungerer som " Administrator " over alle disse brugere , at opretholde en vis grad af kontrol , med henblik på at forhindre brugere i at få adgang til oplysninger, der er unødvendige eller upassende for dem at se . Instruktioner
1

Åbn " Set Up brugere " i QuickBooks . Klik på "Selskabet" knappen i øverste menulinje og rul ned til "Opsætning Brugere og adgangskoder " valgmulighed. Når siden åbnes , skal du vælge "Set Up brugere " valgmulighed. Brugerliste Vinduet har en liste over alle brugerkonti tidligere oprettet . Hvis der ikke er nogen brugere , vil "Admin " være den kun opført én.
2

Indtast brugernavn for den enkelte du ønsker at oprette sig som bruger . Hvis du er begrænset i antallet af licenser , kan du oprette et brugernavn til et bestemt område i din virksomhed i stedet for en person. For eksempel oprette en bruger med navnet "Register " for alle salg associerede virksomheder og en anden hedder " Warehouse " for alle back -værelse arbejdere.
3

Indtast en adgangskode unik for hver bruger. Hold styr på hver bruger navn og password på et sikkert område. Må ikke lade brugerne overdrage deres egne passwords , og disse er med henblik på at holde medarbejderne på forskellige områder fra at få adgang anden medarbejder bruger- identifikation. Klik på knappen "Næste" for at redigere en brugers adgang til de forskellige områder af QuickBooks .
4

Opret en liste over de forskellige områder af din virksomhed og de forskellige medarbejdere, der kræver adgang til QuickBooks fil . Arbejdet medarbejderen udfører bør gælde de områder, QuickBooks han er tilladt i.
5

Vælg " Valgte områder QuickBooks " indstilling og derefter på "Næste". Det første område er " Salg og tilgodehavender. " For hvert område er der tre muligheder , "ingen adgang ", " fuld adgang " og " selektiv adgang . " Kasserere og dem ind kundetransaktioner behøver kun " Selective Adgang" medmindre brugeren er en manager.

Under " Selektiv adgang" mulighederne er at give brugeren mulighed for at "Opret Transaktioner Only, " til "Opret og udskriv transaktioner ", og til" Opret transaktioner og oprette rapporter . " En kasserer kan være nødvendigt at oprette og udskrive transaktioner, men ikke oprette rapporter . Denne funktion kan reserveres til Management.
6

Klik på knappen "Næste" . Det andet område er " Køb og Kreditorer . " Dette område er typisk reserveret til bogholderi og kontorarbejde. Det er for at komme ind og betale regninger , indtastning kreditkort gebyrer og indkøbsordrer . Vælg " Ingen adgang "-niveau for alle, men kontorpersonale og klik "Næste".
7

Kig på din liste over medarbejdere, og afgøre, om nogen af ​​dem har brug for at være i stand til at skrive eller udskrive checks , foretage indskud eller indtaste kreditkort gebyrer . Dette område er det "Kontrol og Credit Cards " område. Det anbefales ikke, at nogen medarbejdere, herunder bogholderi personale, der gives adgang til at komme ind checkkonto transaktioner. Generelt bør dette reserveret til dig , som administrator . Klik på "Næste".
8

Vælg " selektiv adgang " valgmulighed til lager eller modtage brugere. Denne næste område er " Inventory " alle varehusbrugere med undtagelse af ledelsen, må have selektiv adgang til Inventory information med mulighed blot at skabe og udskrive transaktioner. Klik på "Næste".
9

Vælg " Ingen adgang " valgmulighed for de sidste fem områder , som omfatter "Time Tracking ", " Løn og medarbejdere ", " Følsomme Accounting Aktiviteter ", " følsomme finansielle rapportering ", og " Ændring og sletning af transaktioner " valgmuligheder. Det er områder , som kun administratoren skal kunne komme ind og se oplysninger inden . Så længe du holder adgangskoder til hver bruger sikker, bør der ikke være nogen bruger, der er i stand til at få adgang til områder, der ikke vedrører hendes job.