Oprindeligt var en hovedbog (GL) en stor papir -bundet volumen, hvor hver side opdelt i kolonner til registrering af regnskabsmæssige transaktioner. Den hovedbog omfattede alle kundens transaktioner på én side, alle sælger transaktioner på en anden , med de tilsvarende poster på bankkontoen siden. I QuickBooks opregner GL disse transaktioner ved hjælp af datoen for transaktionen , de konti, der berøres af transaktionen og beløbet af hver transaktion . Hver konto i GL rapport er en GL -konto , uanset om det er en indtægt eller omkostning konto. Den eneste måde at bruge en GL konto er adgang til kontoen fra General Ledger eller Kontoplan . Instruktioner
1
Opret en General Ledger rapport. For at bruge en GL konto , bliver du nødt til at generere denne GL rapport. GL registrerer transaktioner mellem konti , så en GL konto indeholder hver konto i kontoplanen. Gå til fanen Rapporter øverst på siden og klik på den. Rul ned til " Bogholder & Skat " knappen og klik på det. Det vindue, der popper op, vil informere dig om, at en General Ledger rapport er som standard en sammenfattende rapport , hvis du ønsker at udvide den, klik på " Udvid " knappen
2
Juster datoerne for hvilke. du vil have en General Ledger rapport. Vælg "Fra" dato og derefter på " til" dato og klik på knappen "Opdater" . Dette vil give dig mulighed for at se, hvilke konti blev brugt i disse transaktioner for denne periode . Hvis du genererer en rapport til transaktioner over en tre -måneders periode eller derover , kan det tage lidt tid at opbygge rapporten.
3
Udskriv Kontoplan ( COA) . Klik på " List" -knappen og rul ned til " Kontoplan " knappen. Klik på den og Kontoplan åbnes. Klik på "Udskriv " for at udskrive diagrammet.
4
Sammenlign General Ledger rapport til din Kontoplan ( COA) . The General Ledger rapport vil liste alle transaktioner , der påvirker hver GL konto i COA i den rækkefølge regnskabet vises. Brug GL for at se, om nogen regnskaberne ikke bliver brugt , og om nødvendigt , gør disse konti inaktive. Åbne kontoen i COA , klik på kontoen og hold " Ctrl" og "E" tasterne for at redigere kontoen. Klik i boksen mærket "Make Inaktiv. "
5
Udskriv General Ledger rapport. Kig på de 10 søjler på tværs i toppen af GL rapporten. Disse kolonner omfatter "Type ", "Dato" og "Navn ". Brug GL rapport til detaljer hver type betaling fra hvilken konto . "Type" refererer til den form for betaling af en bestemt transaktion. Typer af betalinger kan omfatte kontrol , regningen betalinger , indlån og ansvar checks . Udskrive denne rapport , hvis for eksempel , er du nødt til at sikre en sammenhæng i betalinger fra en bestemt konto eller har brug for at afgøre, om den type var blot en " betaling " eller en " betaling af regninger . " Bemærk " Debit " og " Credit" kolonner. For hver transaktion , er der et betalingskort fra en GL -konto og en kredit til en anden.
6
Undersøg strømmen af kontanter ind og ud af hver enkelt konto ved hjælp af GL rapporten. Hver konto i COA er på GL rapporten , ligesom de totaler for debet eller penge føjet til en konto og kreditter eller penge taget fra en konto. Debiteringer til aktivkonti indsætte penge på disse konti , og kreditter fjerne midler fra disse konti . Debiteringer erstatningsansvar konti sætte penge ind på det skyldige beløb for forpligtelsen og kreditter fjerne midler fra det beløb, der er skyldige.
GL rapporten udgør alle debet og kredit for tidsfristen i rapporten, og giver begynder og slutter saldi , som lader dig se strømmen af kontanter ind og ud af hver enkelt konto.
