Microsoft Excel kan være et meget nyttigt værktøj til at designe både regneark og databaser . Den brede vifte af formater til rådighed, til Excel- brugeren gør programmet nyttig til at vise komplicerede finansielle data på en sådan måde, at selv ikke- tekniske brugere kan forstå . Holde de ikke- tekniske brugere i tankerne kan hjælpe dig med at designe en brugervenlig Excel -database , der stadig indeholder alle de funktioner , du behøver. Instruktioner
1

Gennemgå kolonnerne i Excel -databasen og kigge efter eventuelle celler, der viser som " # # # # # # # # ". Dette er en indikation af, at kolonnen er for smal til at vise hele teksten . At udvide kolonnen , skal du blot placere markøren i nederste højre hjørne af kolonneoverskriften og trække den til højre. Fortsæt ændre størrelse på kolonner , indtil alle data vises korrekt.
2

Skift kolonneoverskrifterne til at være mere beskrivende. Som forfatter af databasen , kan du vide præcis, hvad data hver kolonne -skærme, men andre , der har adgang , kan det ikke have den samme viden . Foretag kolonneoverskrifterne så beskrivende som muligt og bruge så meget plads som du har brug for at gøre disse kolonneoverskrifter nyttige for slutbrugere.
3

Beskyt enhver database celler, der indeholder formler. En bruger kan uforvarende at ændre en celleværdi og ødelægge den underliggende formel. Det kunne betyde timers arbejde på din del for at reparere skaderne og få Excel database til at vise de oplysninger, du ønsker. Hvis brugerne ikke behøver at foretage ændringer i dokumentet , kan du beskytte hele filen ved at kræve en adgangskode for at gøre nogen opdateringer .
4

ændre formatet på de numeriske felter til at være mere nyttigt at afslutte brugere . Brug den valuta format for alle finansielle data , og vise decimaler, som har brug for at være. Standardformatet til tal er ikke meget nyttigt , så skifte til et bedre format baseret på indholdet af kolonnen.
5.

bruge betinget formatering til at vise negative tal i rødt og foretage andre vigtige data skiller sig ud . For eksempel kan du få vist salget på over $ 1.000 i lys grøn til at trække mere opmærksomhed på disse vigtige tal .
6

Tilføj diagrammer og grafer til din Excel -database. Excel-dokumenter er fantastisk til at kommunikere oplysninger, men de er ikke altid brugervenligt. Viser dine oplysninger grafisk gør det lettere for alle brugere at forstå.