Fordi elektronisk journal formater ændre sig så hurtigt, og filformater kan kun åbnes af visse programmer , har der været en modvilje mod at stole på proprietære software-programmer til arkivere elektroniske dokumenter. Selvom PDF-format blev opfundet af Adobe , specifikationerne for læsning og redigering af et PDF-dokument er tilgængelige for tredjeparts udviklere og brugere behøver ikke at stole på Adobe for at åbne dokumenterne . Af denne grund har arkivarer begyndt at stole på PDF /A filformat til arkivering elektroniske journaler . Hvad du har brug
Computer
internetadgang
PDF-dokument
PDF redigeringssoftware
Vis Flere Instruktioner
1

Forstå forskellen mellem en almindelig PDF og PDF /A. Ifølge International Organization for Standardization , er PDF /A et filformat baseret på PDF, som "giver en mekanisme til at repræsentere elektroniske dokumenter på en måde , der bevarer deres visuelle fremtoning over tid, uafhængigt af de redskaber og systemer , der anvendes til oprettelse, lagring eller gør filerne. " En PDF /A -fil er en permanent PDF, der er formateret således, at det kan hentes i samme form over en lang periode.
2

Åbn det PDF- dokument, du gerne vil arkivere i Adobe Acrobat 8.0 eller højere eller en tredjepart kilde editor. Se Ressourcer 1 for en komplet liste over PDF skaber software.
3

anmeldelse hvilke elementer er i PDF-filen. For en PDF at være forenelig med PDF /A formatet det skal være 100 procent indeholdt , hvilket betyder, at ingen eksterne elementer er nødvendige for det dokument, der skal ses . Skrifter, billeder , grafik og farver skal blive indlejret i dokumentet. I Adobe Distiller , skal du klikke på Indstillinger øverst i menulinjen , og vælg Rediger PDF-indstillinger . Her vil du have mulighed for at integrere skrifttyper billeder og farver . Video og lyd elementer ikke kan indgå i PDF /A.
4

Input metadata i dokumentet , så det vil være søgbare. PDF metadata indeholder søgeord , den version af PDF anvendt , og navnet på det program, der har oprettet PDF- dokumentet. At indtaste metadata i Adobe Acrobat , på Advanced klikke på i øverste værktøjslinje . Fra rullemenuen klik dokumentmetadata .
5.

Gem dokumentet til et arkiv . Et arkiv kan være en sikker ekstern server , harddisk eller en guld dvd. Det medie, du beslutter dig for at gemme dine arkivering PDF vil afhænge af, hvad der er mest sikker i dit kontor eller husstand.