I dag er flere kunder anmoder papirløs korrespondance. Det er hurtigere end at sende korrespondance via mail og fordi det er papirløs , det er mere miljøvenligt. Ved hjælp af QuickBooks Pro , kan du sende alle typer af formularer til dine kunder , herunder fakturaer , skøn , udtalelser, salg ordrer, salgsboner og kreditnotaer . Derudover kan du maile indkøbsordrer og rapporter til dine kolleger. Hvis du bruger lønningslisten , kan du også maile betale stumper til medarbejderne. Instruktioner
Send QuickBooks Forms
1
Vælg " Rediger " og derefter "Preferences" i topmenuen for at redigere e-mail- præferencer.
2
Vælg "Send formularer" fra menuen til venstre og vælg " Mine præferencer " fanen.
3
Marker afkrydsningsfeltet label " at blive sendt " for at betegne , at hvis en kundes konto har en udvalgt foretrukket send metode email , vil denne indstilling automatisk blive kontrolleret, når du indtaster en formular til den pågældende kunde.
4
Vælg " QuickBooks E- mail " radio-knappen , hvis du ikke bruger Microsoft Outlook som din e-mail -klient. Du vil sende dine e-mails ved hjælp af QuickBooks -serveren. Hvis du gør brug Outlook , forlader " Outlook " radio valgte knap .
5.
Klik "Selskabet Preferences " fanen.
6
Vælg pull- down menuen ved siden til " Skift standard for." Vælg hvilken som helst form at ændre standard formulering i e-mailen for denne form. Du kan også redigere eller tilføje noter til den e-mail , når du sender den. Klik på " OK" knappen.
7
Vælg " Kunderne ", derefter " Kundecenter " i topmenuen for at tilføje en ny kunde. I topmenuen i kundecentret , vælg "Ny kunde & Job". I pull-down menu, vælg "Ny kunde ". Udfyld alle de felter, du ønsker at bruge.
8
Vælg " Yderligere Info" fanebladet i " Ny Kunde " vinduet, se efter " Preferred Send Method" og vælg " E- mail " til oprette en ny kunde , du foretrækker at sende korrespondance via e-mail . Klik på " OK" knappen.
9
Indtast enhver form for en kunde , og klik på "At være e- mailes " afkrydsningsfelt i nederste venstre hjørne for at angive, at en e-mail skal sendes . Du kan angive så mange former som du ønsker.
10
Vælg " File" i topmenuen , og vælg derefter "Send formularer ... "
11
Edit en individuel e-mail , før du sender formularerne ved at trykke på "Rediger e- mail "-knappen. Dette åbner et nyt vindue . Rediger teksten og vælg " OK " knappen. Bemærk den bekvemme "Rediger Standard Text " knappen på dette vindue.
12
Vælg alle de formularer, du vil sende , og klik derefter på " Send nu "-knappen .
13
Send formularen med det samme ved at klikke på "Send" knappen på menuen ovenfor formularen, når du indtaster den. Dette vil åbne en e-mail -vinduet. Hvis du ønsker at redigere teksten i e-mailen , så gør det , og klik derefter på "Send ".
Send QuickBooks Rapporter
14
Send en rapport ved at klikke på "E - mail "-knappen direkte over rapporten. En pull -down menu åbnes.
15
Vælg enten "Send rapporten som Excel " eller "Send en rapport som PDF" valgmulighed.
16
Rediger teksten i mail -klient email vindue til dine personlige præferencer , hvis nødvendigt . Bemærk, at PDF-eller Excel-dokument er vedhæftet e-mailen . Klik på " Send" knappen .
