En af de mange praktiske funktioner i QuickBooks er evnen til at kontakte alle kunder og leverandører via e-mail i en bulk- kommunikation. Fakturaer kan salgsindtægter , indkøbsordrer og alle andre former blive sendt til kunder og leverandører med et par klik med musen . Synkronisering Outlook og QuickBooks vil tillade ikke blot emails , men også de aftaler med de kontakter , forfaldsdatoer af betalinger og mere kan indtastes og spores i både QuickBooks og Outlook-program . Instruktioner
1
Back up din virksomhed fil . For at gøre dette gå op til "File" og klik på det. Rul ned til " Backup " knappen og klik . Du vil blive bedt om, hvor at gemme denne backup fil til at vælge en flash-drev eller en ekstern harddisk . Hvis kunder og leverandører ikke er indtastet korrekt, kan du ende op med en rod efter synkroniseringen er fuldført. Du skal gendanne sikkerhedskopien og slette den synkroniserede fil, hvis dette sker.
2
Klik på "File " fanen på den øverste menubjælke . Rul ned til " Utilities ", og klik på det. Vælg " Synkroniser kontaktpersoner".
3
Kontroller QuickBooks filen for duplikerede kontaktpersoner i kundens og sælgers lister. For at gøre dette åbner kundecenter og læse hvert navn. Hvis du finder en kunde eller leverandør, der er blevet kopieret , bliver du nødt til at flette dem ind i en , før du begynder synkroniseringen .
4
Flet duplikerede kunder og leverandører . Åbne op for kunden navn, der er mere komplet , med andre ord den med de fleste transaktioner og udfyldt kontaktoplysninger. Deres navn, adresse, telefonnummer og e-mail- adresse vil være i den øverste højre vindue, når du klikker på deres navn. Klik på "Rediger kunde" -knappen.
Kopier navnet i den øverste boks og klik på " CTRL " og " C". Derefter åbner den duplikerede kunde og klik på "Rediger kunde" knappen. Fremhæv navnet i den øverste boks og klik på " CTRL " " V" for at indsætte navnet på den tidligere kunde ( eller leverandør ) ind , at feltet og klik på " OK" knappen.
En advarsel boks vil poppe op og fortælle dig , at navnet allerede er i brug, og spørge, om du gerne vil flette dem . Klik på " OK" og boksen vil lukke med " kamera snap ' lydeffekt , og de vil blive slået sammen
5
Download Sync software fra Intuit . Du vil blive bedt om at hente den software, der vil fuldføre sync opgaven. Du bliver nødt til at indtaste e-mail -adresse, du bruger med Outlook , og klik på " Fortsæt med at downloade " knappen for at installere den. Klik på " Kør" knappen, når du bliver spurgt. Denne proces kan tage omkring fem minutter at gennemføre. Du vil blive spurgt igen at klikke på "Kør " knappen, klikke på det.
6
Klik "Næste" på QuickBooks Contact Sync for Outlook guiden. Accepter vilkårene i licensaftalen for at fortsætte , og vælg derefter destinationsmappen for at gemme dette program. At acceptere standardplaceringen skal du blot klikke på knappen "Næste" . For at ændre det , skal du klikke på knappen "Rediger" . Når du har gjort dette skal du klikke på "Install " knappen. Når processen er færdig, klik på " Finish "-knappen.
7
Åbn programmet Outlook , og du vil se en ny fane mærket " QuickBooks " og ved siden af den " Synkroniser kontaktpersoner". Klik på denne knap og følg vejledningen under synkroniseringen . Hvis der er duplikeres kontakter, du gik glip korrigere i din QuickBooks fil, vil guiden stoppe processen og spørge, hvad du ønsker at gøre med gentagelser .
Når denne del er færdig , bliver sync færdig, og du vil være i stand til at have en Outlook registrering af alle sendte e-mails og være i stand til at tage sig af kommunikationen med alle dine kontaktpersoner mere effektivt.
