Du skal kende de grundlæggende definitioner af dele af en database for at bruge Microsoft Access. En database indsamler og organiserer oplysninger om et emne. En Access -database er en relationel database , der består af tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter. Disse objekter arbejder sammen om at skabe et komplet system , der indsamler , opbevarer og udgange data , sammen med besvare spørgsmål ved hjælp af de lagrede data. Borde

Tabeller er grundlaget for Access-database. Tabeller indeholder data , der relaterer direkte til emnet af bordet , for eksempel, vil en database, der sporer træninger sandsynligvis have en tabel over deltagere

Borde ligne regneark med kolonner og rækker , . Men i Access, en kolonne kaldes en Field og en række kaldes en Record . Hvert stykke af oplysninger er et felt, f.eks First_Name , Last_Name , adresse, by, stat og zip_code . Hver pladebutikker individuelle stykker data , der tilsammen danner et komplet sæt af oplysninger.
Forespørgsler

Forespørgsler lade dig bede dine data spørgsmål ved at forespørge den tabel, hvor du har gemt oplysninger . Du kan forespørge en tabel eller flere tabeller. Forespørgsler også give dig mulighed for at filtrere ved kriterier , hvilke data der kommer tilbage i svaret. Denne type forespørgsel kaldes en " select" forespørgsel. Sammen med simple forespørgsler, hurtige svar på spørgsmål , kan du oprette "Parameter" forespørgsler, som få brugerne til at indtaste deres kriterier for at få svar . "Handling " forespørgsler delete records , opdatere poster , oprette nye tabeller og ændre data.
Forms

Brug formularer er en måde at tilføje, redigere og slette oplysningerne i tabeller eller forespørgsler. Mens formularer ikke er strengt nødvendige , da du kan tilføje data direkte til en tabel eller forespørgsel , de gør indtastning af data processen lettere ved at strømline det.
Rapporter

Brug rapporter giver dig mulighed for at hente data og organisere det i et læsbart format . Ligesom formularer , skal rapporter baseret på tabeller eller forespørgsler . Ligesom forespørgsler , besvare rapporter spørgsmål om data, såsom , i det tidligere eksempel , hvilket træninger deltager deltog. Rapporter giver real -time oplysninger om data og automatisk opdatere , på grundlag af de seneste data , efter deres oprettelse .
Relationel database

Microsoft Access er en relationel database. Det betyder sine oplysninger bliver opdelt i de mindste elementer mulige , og hver af dens tabeller er baseret på et emne . Disse tabeller kommunikerer med hinanden gennem relationer. I databasen , der sporer træninger , kan du have en tabel for deltagerne , et bord for instruktører og et bord til klasser. Et forhold mellem klasser og instruktører ville blive kaldt en "One- til-mange " forhold , fordi hver klasse kan kun have én instruktør, men en instruktør kan undervise mange klasser . Forholdet mellem deltagere og klasser er lidt mere kompliceret . Det ville blive kaldt en " mange- til-mange " forhold, fordi mange studerende kan deltage i mange forskellige klasser. For at skabe denne sammenhæng , vil brugeren oprette en ekstra tabel kaldet en " Deltag "-tabellen , hvilket slutter sig oplysningerne fra begge tabeller sammen

.