Holde styr på en mailingliste i et regnearksprogram som Microsoft Excel gør det nemmere at sortere og spore data samt til at udskrive konvolutter, personlige breve og andre mailing listeelementer . Du kan eksportere dine Excel-regneark som en XLS eller CSV til at sende til en printer eller de fleste online mailing liste tjenester , eller bruge brevfletning funktion indbygget i at Microsoft Word til at udskrive direkte fra din Excel-regneark . Beslut Format
Beslut, om du vil bruge postliste data til andre formål end at udskrive adresseetiketter . Denne afgørelse kan påvirke, hvordan du strukturere regnearket. For eksempel, " , Dear Nicholas ", hvis du ønsker at udskrive personlige breve adresseret til hver persons fornavn , såsom så bliver du nødt til at gemme hver persons navn i to separate kolonner : Fornavn og efternavn
.
oprette en postliste skabelon
i første række i hver kolonne , skal du skrive en overskrift som beskriver den adresse komponent, kolonne vil indeholde . Fælles komponenter omfatter fornavn, efternavn, adresse ( line en), adresse ( line to) , by, stat , postnummer og land. List en komponent i toppen af hver kolonne . Indtast din adresseliste data i Excel- skabelon, du lige har oprettet. Indtast en ny kontaktperson på hver ny række.
Split fulde navne i for-og efternavne
p Hvis dine oprindelige postliste data indeholder kun ét navn kolonnen såsom " Full Name ", men du har brug for disse data spredt over "Fornavn " og " efternavn " kolonner , kan du bruge "Konverter tekst til kolonner " guiden. Fremhæv hele kolonnen indeholder fulde navne ved at klikke på bogstavet øverst i denne kolonne , såsom " A. " Klik på "Data " og vælg " Tekst til kolonner ". Følg anvisningerne i guiden . Omdøbe overskrifterne af de resulterende to kolonner " First Name " og " Last Name ".
Export en CSV
Nogle postliste softwareprogrammer , og virksomhederne anmode postlister i en CSV ( semikolonsepareret ) format . Gem din Excel-regneark som en CSV ved at vælge "Gem som" fra Office -knappen menuen ( eller fra menuen "Filer" i Excel 2003 eller tidligere) . Vælg " kommasepareret ( * . Csv) " fra "Gem som type " drop- down menuen og klik på "Gem".
Brug Brevfletning i Microsoft Word
< p> Opret et nyt Microsoft Word-dokument eller åbn eksisterende kuvert eller brev , hvori du vil indsætte mailing information fra Excel. Vælg " Forsendelser " fanen og klik på "Start Brevfletning. " Vælg " Step by Step guiden Brevfletning . " Klik på " Vælg modtagere " knappen og vælg " Brug eksisterende liste . " Dobbeltklik på Excel-regneark , du oprettede tidligere . Følg anvisningerne i guiden for at indsætte og formatere hvert felt fra Excel-skabelon i Word brevfletning dokument .
