Oprettelse af en Microsoft Excel -database er en nem måde at spore information. Excel -databaser er gode til at spore flade data, såsom kontaktlister , budgetter og invitationer . Hvert af disse eksempler kræver kun én tabel . Excel bør ikke anvendes som en database til at spore relationel information , ligesom sporing af hvilke produkter kunder køber . Dette skyldes, at relationel oplysninger kræves to eller flere tabeller , såsom en kunde liste og en produkter liste . Designe en Excel Database

Før der rent faktisk oprettelsen af ​​databasen i Excel , skal du bruge et par minutter på at designe systemet. Det er en vigtig tid saver til at skabe en kladde af regnearket , da det kan være svært at tilføje felter på et senere tidspunkt . Den ru udkast bør identificere alle de oplysninger, du ønsker at spore. Dette bør omfatte ting som navne, adresser og telefonnumre til kontaktpersoner eller forfaldsdatoer og dollar beløb for et budget database. Når du identificere denne information , så er det relativt let at organisere det . Det vigtige ting at huske, når organisere information er at holde marker så små som muligt . For eksempel, ville du ikke have et felt kaldet adresse , men i stedet vil du bryde det ned i mindre data , ligesom gade adresse, by , stat og postnummer . Det gør det nemmere senere at søge og filtrere data . Når du har afsluttet design , er det en simpel proces at oprette databasen .
Oprette en Excel database

Nu hvor du har identificeret , hvad du vil have din Excel databasen til at indeholde , er det let at skabe det i Excel . Du skal blot starte et nyt regneark i Excel og gemme det som navnet på din database. Hvert lille stykke information , der kaldes et felt, du identificeret i projekteringsfasen er en kolonneoverskrift. For eksempel, for den kontakt database ville celle A1 være Efternavn ville celle B1 være fornavn og C1 ville være Gade . Du skal blot udfylde de feltnavne går på tværs på kolonneoverskriften. Efter at have oprettet felterne , kan du formatere dem ved at gøre ting som ændre størrelse på kolonner fed overskrifterne , og ændre farver, hvis det ønskes. Når det er færdig , er du klar til at tilføje data. Hver række i Excel er en rekord . Du skal blot klikke på den første tomme celle i kolonnen og udfyld oplysningerne. Hvis databasen kommer til at indeholde en masse plader , så du måske overveje at fryse feltnavnene . Det ville altid vise kolonneoverskrifter , så du kan se, hvor du er, uanset hvor mange rækker regnearket indeholder .