Microsoft Office Access er et kraftfuldt database management system. Det giver brugerne mulighed for at gemme enorme mængder af data, og at samle delmængder af disse data gennem en proces kendt som " forespørge . " En fordel ved en forespørgsel er, at det tillader en rapport udvikler til at vælge bestemte poster eller lave beregninger på mindre bidder af data . Når disse forespørgsler er afsluttet, de fleste brugere ønsker at dele resultaterne i trykt form . Access indeholder flere query udskriftsindstillinger. Blad Printing

Den enkleste udskrivning mulighed er at køre en forespørgsel , og så bare udskrive de resulterende data (som vil ligne et regneark ) ved at vælge " File " og derefter "Udskriv" fra menuerne i Access . Regnearket udskrives , men vil outputtet ligner et gitter og vil ikke blive optimeret til papir. For eksempel kan en bred forespørgsel generere flere ekstra sider af kolonnerne . Denne løsning er god for simple forespørgsler , der vises i en simpel kolonneformat , hvor udseendet af data er ikke vigtigt.
Rapportér Printing

fleste udviklere udskriver query output gennem en rapport . Microsoft Office Access har en robust rapport forfatter , der giver udviklere mulighed for at placere specifikke dataelementer helst på en udskrevet side og anvende særlige formatering til forskellige områder (fx at farve et negativt tal rød). Rapporter er den mest elegante måde at præsentere information, men de kan tage lidt tid til at forberede .
Eksport til Excel

Nogle brugere finder det nyttigt at køre en forespørgsel , og derefter eksportere resultaterne til Excel for nogle grundlæggende formatering ændringer. En stor dataark når de sættes i Excel, er lettere manipuleret for kolonnebredde , skrifttyper og andre former for formatering. Det er en god løsning for rapporten forfattere, der har brug for flere muligheder end blot udskrivning af forespørgslen output direkte, men som ikke ønsker at investere tid i at udarbejde en rapport inden for Access.
Eksport med ODBC < br >

Open Database Connectivity er en mekanisme , der tillader andre programmer (som Crystal Reports ) adgang til data inden for en Access-database . Disse andre programmer kan derefter fat i og vise data direkte. For eksempel funktioner som Access-rapport forfatter Crystal Reports, bortset fra at det ikke er bundet til en bestemt database , hvilket er nyttigt til miljøer med flere databaser anvender tilsvarende felt - navngivning . Også ODBC tillader webbrowsere til at trække oplysninger fra en database til at vise på en webside - et nyttigt redskab til at tillade webbrugere at udskrive deres egne kopier direkte fra deres browsere
< . br >