Når en QuickBooks selskab fil har haft mange transaktioner over en lang periode , den plads taget op af QuickBooks software stiger. Dette kan medføre ekstreme afmatning af QuickBooks operativsystemet processen. Løsningen på dette er at arkivere de tidligere år af din virksomhed filer. I ældre versioner af QuickBooks blev denne proces kaldet " arkivering " i de nyere versioner , kaldes det "rydde op virksomhedens data. " Denne proces kondenserer forudgående års virksomhedens filer ved at fjerne oplysninger om hver lukket transaktion , så kun de totaler. Instruktioner
Opret og gemme en sikkerhedskopi
1
Indsæt et flash-drev eller cd-rom i computeren.
2
Klik på "File "-knappen i øverste menulinje og derefter vælge " Save Copy eller Backup . " Du vil blive spurgt , hvor du gerne vil gemme denne backup, vælger flash-drev eller cd-rom
3
Klik i " Navn på File" boksen og skriv " Archived " . før forlængelsen . Klik på "OK ", og filen vil blive bakket op på flash-drev eller cd-rom.
Archive File
4
Klik på "File " øverst menulinjen, og vælg " Utilities " valgmulighed. Når det næste vindue åbnes , klik på " Clean Up firmadata . "
5
Vælg "Fjern Transaktioner fra en bestemt dato. " Den dato , du vælger, vil være den sidste dato , alle transaktioner inden denne dato, vil blive kondenseres og kontaktoplysninger på de transaktioner vil fjernet
6
Klik på "Næste " for at åbne det næste vindue, hvor du . vil vælge yderligere kriterier til at fjerne transaktioner. Der er fire muligheder : Fjern uncleared bank og kreditkort transaktioner , fjerne transaktioner markeret at blive udskrevet , og fjern fakturaer og skøn markeret til at blive sendt , og fjern transaktioner indeholder faktureret eller unreimbursed omkostninger. Klik på "Næste".
7
Vælg at slette elementer, der har ikke været transaktioner i det næste vindue, der åbnes . Disse poster omfatter konti , kunder , leverandører , andre navne , faktura poster og "to do" noter.
8
Klik på " Begynd Cleanup ". Gem rensede filen på skrivebordet eller ekstern harddisk til at arbejde i QuickBooks .
