Den QuickBooks softwarepakke tager en masse hukommelse til at køre på enhver computer. Hvis programmet har været i brug i en årrække, og det foregående års transaktioner ikke er blevet arkiveret , kan det medføre nogle opbremsning af hastigheden af programmet. Væsentlige, arkivering " komprimerer " alle QuickBooks transaktioner i totaler , så detaljerne i transaktionerne er minimeret. Der er en proces, arkivering , som vil undgå tab af vigtige data og vil tillade en hurtig hentning af information, hvis det er nødvendigt. Ting du skal
QuickBooks software
Ekstern harddisk
Vis Flere Instruktioner
1
Lav en komplet sikkerhedskopi af QuickBooks fil, før arkivering. Fra åben virksomhed fil, klik på "File" -knappen på den øverste menubjælke . Listen i menuen , der vil pop ned vil omfatte "Make kopiere eller backup " valgmulighed , . Klik på denne mulighed
2
Tillad et andet vindue til at poppe op og spørge , hvor du vil gemme sikkerhedskopien . Som standard sted at gemme backup filer vil være i vinduet og vil blive fremhævet . Hvis det fremhævede standardplaceringen er at en ekstern harddisk , skal du holde denne placering. Hvis ikke , skal du bruge eksternt drev eller et flashdrive at gemme denne backup .
3
Omdøb filen for at angive , at denne fil er komplet op til det punkt, hvor forudgående års filer er arkiveret . Brug af året og en betegnelse som " archivedqbfile ". Sæt denne fil til side til kun adgang , når oplysningerne fra tidligere års transaktioner skal findes.
4
Ryd op virksomhedens data . Det gør du ved at klikke på "File "-knappen i øverste menulinje. Den menu, der vil poppe op vil omfatte option " Utilities ". Klik på denne mulighed. Den menu, der vil poppe op derfra vil omfatte muligheden for at "rydde op firmadata . " Klik på denne mulighed.
5.
Vælg den type oprydning , der skal gøres . Den dialogboks, der åbnes vil omfatte to muligheder for oprydning af firmadata . Den første er at fjerne transaktioner af en bestemt dato. Denne mulighed vil fjerne oplysninger om alle lukkede transaktioner af en bestemt dato. Dette er den mulighed, som benyttes oftest ved årets udgang til at fjerne de lukkede transaktioner fra tidligere år. Den anden mulighed er at fjerne alle lukkede transaktioner.
Arkivering eller Lukning Out regnskabsår
6
Vælg Closing Date og adgangskode. Typisk sker dette som en årets udgang motion hurtigt efter skat arkiveres . Fristen skal være den sidste dag i det foregående skatteår . For eksempel, hvis det er 2010 skatter under udarbejdelse , og det er i øjeblikket 2011 ville slutafregning dato være den 31. december 2010 .
7
Hold tidligere års transaktioner på klar ved at vælge at arkivfiler et års forsinkelse . Nogle revisorer foretrækker at lukke to år forud for skatteåret. Med andre ord , den skattemæssige slutafregning år i 2011 ville være 2009. Dette ville gøre det muligt for virksomhedsejeren at gennemgå de seneste transaktioner i detaljer. Efter det andet år, bør der ikke være nogen grund til at gennemgå disse transaktioner.
8
Vælg en adgangskode til at beskytte tidligere år filer. Når du har valgt den specifikke frist i den første mulighed , vil du blive bedt om at oprette en adgangskode. Denne adgangskode vil forhindre utilsigtede ændringer transaktioner inden udløbet af det lukkede året.
9
Juster arkiver og ender omklassificering skatter. Ændringer af en forudgående år transaktion kan medføre ændringer i selskabets skat arkivering . Hvis der skal ske justeringer , være parat til at drøfte ændringer med en skat professionel til at afgøre, om en ændret afkast skal indgives .
