Nogle e-mail systemer tillader et sæt foruddefinerede skabeloner til brug i e-mails. For eksempel, hvis salgsafdelingen i et selskab kontrollerer ordrer via e-mail, er det sandsynligt, afdelingen vil bruge den samme skabelon for alle sådanne verifikationer. En skabelon er en standard knyttet til en e-mail til bestemte formål. Den består af en formular eller marker af data , såsom en typisk ordre verifikation . Skabeloner kan designes til ethvert formål og er udløst af et sæt regler, der indgår i e-mail software . Instruktioner
1

Design skabelonen. Hvis du har en bestemt e-mail -adresse i tankerne til at gå med en bestemt skabelon , kan du ønsker at bruge alle indbyggede dem forudsat , eller du kan designe din egen . Opnå den skabelon design ved at følge instruktionerne i din e-mail -pakke , hvilket normalt indebærer fastsættelse en baggrund , der giver en liste over felter for at inkludere og eventuelle specifikke standardsvar , der skal knyttes til selve e-mailen
2 < . p> Oprette en regel for at gøre brug af skabelonen for at sende til den valgte modtager (e) . Regler tillader dig at angive en tilstand, der vil udløse en række foranstaltninger . I dette tilfælde , ønsker du at anvende en bestemt skabelon til en e-mail . Derfor, hvis du har en email -adresse " johndoe@something.com ", og du ønsker at anvende en foruddefineret skabelon " nyeste produkter ," du ville oprette en regel ligner følgende : (1) Hvis e-mail er sendt til " johndoe @ something.com , "( 2) finder anvendelse skabelon " nyeste produkter " til meddelelsen, og (3) sende meddelelsen.
3

Aktiver reglen. Selvom du har designet skabelonen og forudsat en regel for det, vil der ikke ske noget , medmindre du aktiverer reglen. Du kan aktivere , deaktiveres , tilføje, ændre eller slette regler. Hver e-mail- pakke kan have et andet sæt regler for bestemt mærke af software.