Unge iværksættere vil erstatte tunge projektværktøjer med en light-udgave

Det enkle er ofte det bedste, synes devisen at være hos to unge københavnske iværksættere, der nu udfordrer et marked med mange store, tunge spillere. De vil udgive et projektporteføljeværktøj i en light-version.

»Markedet for PPM-systemer er stærkt præget af store, komplekse løsninger, der er tunge at sætte op og – endnu værre – at bruge. Det resulterer paradoksalt nok i, at mange søger tilbage til Excel i mangel på simplicitet og tilgængelighed,« fortæller Ulrik ­Groth-Andersen.

Tjek Jobfinders aktuelle udvalg af projektlederstillinger.

Sammen med kompagnon Philip Koby­luch Andersen er han få måneder fra at have færdigudviklet en ny tilgang til porteføljestyring – et system, de kalder Omnirocket.

»Excel er fint og fleksibelt, men kun lige så effektivt, som organisationen er disciplineret – man erstatter et dedikeret værktøj med et andet, som fordrer manuelle processer og giver en besværlig statusrapportering for projektlederne,« siger Ulrik Groth-Andersen.

Har du brug for at blive opdateret om de seneste værktøjer, metoder og uddannelse til at styre store og små projekter? Lære af andre brugere af værktøjer og uddannelse? Få den størst mulige gevinst ud af dine investeringer på området?

Så deltag på projekt:værktøjsdagen 20. november 2014 i Radisson Blu Falconer, Frederiksberg, årets messekonference for projektledere, projektchefer, it-chefer og virksomhedsledere, der har indkøbsansvar og arbejder med projekter i det daglige.

Læs mere og tilmeld dig på projektdagen.dk.

Entydigt mønster

De to iværksættere har interviewet porteføljeledere i 20 mellemstore og store danske virksomheder inden for forsikring, produktion, softwareudvikling og det offentlige for at samle insights og for om muligt at verificere deres teori om behovet for et simplere tool. Der tegnede sig hurtigt det samme entydige mønster, som så godt som alle porte­føljelederne reelt var udfordret af:

• I mange store firmaer prioriteres projekter på mavefornemmelse, eller som vinden blæser. Eksempel: Direk­tionen har fået en ny god idé – den skal have første prioritet. Så går der en uge, hvorefter direktionen kommer med en ny god idé, som skal øverst, og samtidig undrer man sig over, hvor det fore­gående projekt er blevet af. Der mangler et prioriteringssystem, hvor man stringent rangerer på projektkarakterer.

• Der er en lang række eksempler på, at højtprofilerede projektporteføljechefer bruger mange timer hver måned på at indsamle statusser for deres projekter. De skal på interne fildrev, grave sig ned i en mappestruktur osv. Dette arbejde bør lettes, så det fungerer på daglig basis, og porteføljecheferne nemt kan række ud og få det materiale, de har brug for.

• Projektporteføljecheferne bruger en del timer hver måned på at strikke præsentationer sammen ved at lave copy- paste i Excel-ark og power points, som de så skal have til at se præsentabelt ud. De laver et stort praktisk arbejde, som de skal præsentere på styregruppe­møder eller ledermøder. Den slags skal kun være et klik væk.

• Og endelig: Porteføljen mangler det grafiske overblik over projekter. I Excel kan du ikke gøre det pænt og overskueligt for en utålmodig gruppe af direktører.

»Vi mener ikke, at der har eksisteret et alternativ for dem, der gerne vil have noget, som er simpelt at komme i gang med og nemt at bruge, men som samtidig fokuserer på at gøre livet nemmere for projekt- og porteføljeledere i deres daglige opgaver,« lyder det fra Ulrik Groth-Andersen.

Tidsregistrering udfordrer

En af de virksomheder, der har sagt ja til at medvirke i Omnirockets betatest, er forsikringskoncernen Skandia, der i Danmark beskæftiger cirka 250 medarbejdere. Her skal projekt- og porteføljemanager Per Guldbrandsen månedligt afrapportere om projektportefølje til ledelse og bestyrelse.

Efter hans mening er tidsregistrering et af de kritiske issues i portefølje­ledelse.

»Det er en kompleks manøvre internt, men også eksternt, fordi vi benytter os af mange ikkefastansatte konsulenter. Vi benytter os af Microsoft Project til projekt- og porteføljestyring, men har udfordringer med at få det brugt, så vi overvejer faktisk at skifte til noget mere enkelt,« siger han.

Overblik generelt og over projekt­risici, rapporteringsstrukturen samt enkle rapporteringsmetoder er nogle af de elementer, Per Guldbrandsen fremhæver som vigtige i porteføljesammenhæng.

Cloudbaseret webløsning

Det er netop nogle af de hjørnesten, som Omnirocket fokuserer på. Det kan måske synes som Davids kamp mod Goliath at bevæge sig ind på markedet for porteføljeværktøjer, men det passer fint til de to it-folks sindelag. Ulrik Groth Andersen er it-designer, og Philip Kobyluch Andersen er it-ingeniør. De startede i maj og har deres tidligere arbejdsgivere Siteimprove og Net­mester A/S i ryggen med startkapital og rådgivning.

De to iværksættere siger, at de gerne vil udbygge den minimalistiske tilgang og være det moderne alternativ i et forældet marked. Og de mener, at det er urealistisk at presse én altfavnende platform ned over alle dele af en organisation. Ud fra dette har de selv udviklet en service og software-PPM-løsning, der er dedikeret til porteføljeledelse – og kun det.

Det er en cloudbaseret webløsning, der med et brugernavn og et kodeord giver direkte adgang til en række intuitive servicefunktioner. Det betyder, at man kan tilgå statusopdateringer og prioritere på nettet fra alle mobile enheder modsat de fleste PPM-systemer i dag. En funktion, der ikke ville have været mulig for bare fem år siden, mener Philip Kobyluch Andersen:

»Det er dybest set et tillidsspørgsmål. Det kræver tillid for en virksomhed at lægge data uden for de interne it-systemer og stole på, at der bliver passet på dem. Det er vores indtryk, at de store virksomheder er ved at bløde op på dette punkt,« siger han.