Sådan benchmarker du it-outsourcing og får mest ud af din investering

Benchmarking er et vigtigt værktøj til at sikre konkurrencedygtige priser under hele forløbet af en aftale om it-outsourcing.

Selvom det stadig er standard at inkludere klausuler om benchmarking i outsourcing-kontrakter, så er det de seneste år færre kunder, der har benyttet sig af deres ret til at sammenligne deres tjenesteleverandørs priser med markedsgennemsnittet.

“Det er delvis på grund af recessionen. Der blev skåret i budgetterne til konsulenter, da virksomhederne blev presset på pengepungen, så generelt skete der meget lidt inden for benchmarking og relaterede tjenester,” forklarer Howard Davies, der er administrerende direktør for outsourcing-konsulentfirmaet Alsbridge.

“It-cheferne forsøgte at gøre tingene selv og forhandle kontrakter uden støtte fra eksterne data.”

Udover at der ikke var råd, klagede it-cheferne over, at benchmarking-øvelserne tog for lang tid, og ikke var længere var lige så relevante.

“Modeller, hvor man benytter sig af flere forskellige leverandører, er blevet mere udbredte, mens kontraktperioderne er blevet kortere, så det giver mindre og mindre mening at foretage en dyr benchmarking af én ud af mange kontrakter, der alligevel snart udløber,” forklarer Davies.

Benchmarking skabte desuden ofte strid mellem kunde og leverandør, fordi parterne blev uenige om dataene eller analyserne.

“Til en benchmarking blev der som regel brugt data om en håndfuld organisationer af sammenlignelig størrelse og fra samme branche til at skabe en referenceramme. Som tiden gik, blev det dog sværere og sværere at finde nok aktuelle og relevante data,” fortæller Davies.

“Og hvis dataene var tvivlsomme fra starten, strandede hele øvelsen ofte i stridigheder.”

I dag er outsourcing-kunderne ivrige efter at udnytte et konkurrencepræget marked, og er derfor ved at vende tilbage til benchmarking – men ikke den dyre, langtrukne øvelse, som vi har været vant til.

Både kunderne og leverandørerne er i gang med at udforske adskillige nye måder at foretage benchmarking, så processen og resultatet er til begge parters fordel.

Øget automatisering
Hverken kunder eller leverandører har råd til en proces, der varer flere måneder.

Især ikke når kontrakterne bliver af kortere og kortere varighed. Her kan automatisering hjælpe.

“Det giver simpelthen ikke mening at foretage en lang og dyr benchmarking i dagens marked,” understreger Davies.

“Tidligere tog alene dataindsamlingen flere uger, hvor både rådgiveren og klienten møjsommeligt udfyldte regneark. Nu gøres meget af det arbejde af automatiserede værktøjer.”

Nedsat frekvens
Da kontrakterne var længere, blev klausulerne om benchmarking skrevet for at tillade kunderne at benchmarke regelmæssigt – ofte årligt.

“Når kontrakterne er nede på tre eller fem år, er det ikke ualmindeligt, at kunden kun har mulighed for at benchmarke en enkelt gang i løbet af den første periode, og så periodisk derefter afhængigt af fornyelsesperiodens længde,” forklarer Matt Karlyn, der er partner i advokatfirmaet Cooley.

“Så det er en central forandring.”

Skarpere fokus
Et mere snævert omfang af hvad, der skal benchmarkes, vil naturligvis gøre processen kortere, kræve færre ressourcer og koste mindre end en benchmarking, der dækker samtlige tjenester i kontrakten.

Kunderne bør sikre sig, at klausulen giver dem kontrol over, nøjagtigt hvad der skal benchmarkes, lyder rådet fra Davies.

Karlyn er enig i, at fokus afgørende, men advarer:

“Omfanget skal heller ikke være så snævert, at det bliver umuligt at finde andre aftaler, man kan måle sig op mod.”

Større gennemsigtighed
Glem alt om, at det for få år siden var tilstrækkeligt med et lille sæt sammenlignelige virksomheder for at foretage en benchmarking.

“I stedet for sammenligningsmodellerne er man begyndt at bruge markedsdata på tværs af brancher, hvilket giver et bedre sammenligningsgrundlag og, hvis dataene er fra en kilde der er tillid til, en større accept af resultaterne,” forklarer Davies.

“Denne større gennemsigtighed betyder, at klient og leverandør fra starten af processen er enige om, at tallene er valide.” På den måde er der en større sandsynlighed for, at benchmarkingøvelsen ender med problemløsning i stedet for sure miner.

Et bredere formål
Før i tiden medførte benchmarkingøvelserne ofte automatisk krav til leverandørerne om prisnedslag.

“I dag bruges benchmarking til at evaluere en bred vifte af alternative scenarier, heriblandt påvirkningen af disruptive teknologier,” påpeger Davies.

En benchmarking, der afdækker relativt høje storage-omkostninger, vil måske få parterne til at undersøge, om der i dette tilfælde er fordele ved at skifte til cloud-baseret storage.

“Når analysernes formål ikke længere er defineret på forhånd, ender det i mindre grad med, at tjenesteleverandøren bliver ramt på indtjeningen, og i stedet at der opdages nye potentielle indtægtskilder,” lyder det fra Davies.

“For eksempel kan en benchmarking afsløre en mulighed for at skabe væsentlige besparelser ved hjælp af automatisering,” fremhæver han. “Klienten nyder godt af lavere priser, mens automatiseringen forbedrer leverandørens margin. Så forhandlingen efter en benchmarking er i stigende grad en potentiel win-win-situation.”

Oversat af Thomas Bøndergaard