No more Big IT.

Budskabet kunne være et mål i den nye digitaliseringsstrategi for Danmark, som Digitaliseringsstyrelsen snart skal barsle med som digital masterplan for det offentlige Danmark frem til 2020 og som erstatning for den strategi, der har været retningsgivende i perioden fra 2011 til 2015. For store projekter, der mangler klare mål, skaber stadig it-skandaler i Danmark.

I 2015 var det SKAT som måtte lukke fagsystemet EFI til gældsinddrivelse efter to års anvendelse med store fejl. Året før skrottede Arbejdsskadestyrelsen sagsbehandlingssystemet PROASK, der havde været under udvikling siden 2008, kostet 283 millioner kroner og altså aldrig nåede at komme i brug.

Manglende fokus
Inden SKAT trak stikket til EFI, havde it-servicefirmaet Accenture produceret fem rapporter, hvor de ifølge Version2 blandt andet peger på vagt formulerede krav, som også har gjort det svært at beskrive og dokumentere, hvor færdig projektet var og dermed i praksis umuligt at afslutte. Manglende fokus var også hovedårsagen til, at PROASK led skibbrud viser en kortlægning af hele projektet, som Beskæftigelsesministeriet lavede i 2015 og som Version2 fik indsigt i.

“Arbejdsskadestyrelsens vision om et automatiseret system er den altovervejende grund til, at projektet ikke lykkedes. Den begrænsede inddragelse af forretningen gjorde, at der ikke blev stillet spørgsmålstegn ved visionen. Det gav sig udslag i en utilstrækkelig kravspecifikation og kontrakt. Det betød, at Arbejdsskadestyrelsen var nødsaget til at tage udgangspunkt i en utilstrækkelig kravspecifikation og kontrakt ved overtagelses- og driftsprøverne.”

Dyb automatisering ikke et problem
Men visionen om et sagsbehandlingssystem med en høj grad af automatisering burde ikke være et problem; tværtimod er yderligere automatisering et af hovedkriterierne for det stadigt igangværende arbejde med den nye digitaliseringsstrategi. Til gengæld kan inddragelsen af forretningen og et klart ledelsesfokus gøre hele forskellen.

Ved konferencen Offentlig Digitalisering 2016 før påske var Statsforvaltningen nomineret til en digitaliseringspris for forvaltningens Medbetjeningsløsning. I den forbindelse interviewede jeg Administrations- og It-chef Rasmus Kruse til bloggen cView.dk, som vi udgiver hos cBrain, hvor jeg arbejder.

Han har de sidste tre år stået i spidsen for en gennemgribende digitalisering som et fundament i den nye Statsforvaltning, der blev skabt som en del af Finansloven for 2013. Med det digitale produktionssystem F2 fra cBrain som rygrad har Statsforvaltningens ledelse og medarbejdere i samarbejde skabt en billigere forvaltning og platform for udvikling af borgerservice.

Digitalisering halverer omkostninger
Ifølge Rasmus Kruse er effektiviseringer, som den digitale sagsbehandling fører til i ægteskabssager, den primære årsag til, at forvaltningen har reduceret omkostningerne på området med 50 procent og sænket gebyret for borgere i ægteskabssager fra 900 til 420 kroner. På samme måde er sagsbehandlingstiden i ukomplicerede sager om konfirmationsbidrag reduceret med flere dage.

Det er den slags markante besparelse, som Rasmus Kruse og Statsforvaltningens medarbejdere skal levere for at dokumentere afkastet af investeringen i den digitale sagsbehandling. Statsforvaltningen har siden 2013 gennemført en række projekter for blandt andet at kunne udskifte et forældet specialtilpasset system med et standard esdh-system.

Tjekliste versus swimlane-diagrammer
“Vi har fået en løsning med en meget stor kompleksitet. Udfordringen i denne type løsninger ligger i ledelsen: Procesunderstøttelse baseret på tjeklister i stedet for traditionelle swimlane-diagrammer kræver, at man kender sin forretning og har overvejet, hvordan opgaver både kan og skal løses,” siger Rasmus Kruse.

Hans egen placering i Statsforvaltningens ledelse gør det muligt at udnytte teknologien optimalt. På den måde er forvaltningen godt på vej til at realisere de økonomiske mål, som Folketinget stillede op med Finansloven i 2013.

Permanent udvikling fremfor kravspecifikation
Men samtidig øges serviceniveauet for borgerne betragteligt, med den nye medbetjeningsløsning. Og det er den vej, som Ramus Kruse ønsker, at Statsforvaltningen skal fortsætte ud ad, fordi målet for Statsforvaltningen – ligesom alle andre offentlige serviceløsninger – er den nødvendige borgerservice leveret til den laveste pris på det rigtige tidspunkt.

Den klassiske kravspecifikation er væk. Og ideerne til at effektivisere og forbedre servicen i den digitale forvaltning er blevet nu løbende forretningsudvikling for ledelsen i Statsforvaltningen.

Læs hele interviewet med Rasmus Kruse og meget mere om, hvordan Statsforvaltningen viser en ny vej til digitalisering af komplekse fagsystemer med tjeklistebaseret procesunderstøttelse.

EFI og PROASK er i bakspejle
Kigger man i bakspejlet på EFI og PROASK, så har begge projekter i stedet for at hive i nødbremsen undervejs prøvet at udvide. Især i tilfældet PROASK kan man følge, hvordan skiftende beskæftigelsesministre har måttet bede Finansudvalget om flere penge.

Begge projekter er sat i gang før 2010, hvor der blev lavet en statslig it-projektmodel og Statens IT-Projektråd, som skal behandle alle it-projekter over 10 millioner kroner.

IT-Projektrådet har ti medlemmer med mange års it-projekterfaring, og de skal understøtte offentlige organisationers ansvarlige direktionsmedlemmer med rådgivning, konkrete værktøjer og systematisk risikovurdering i store statslige it-projekter. Et af de fem hovedprincipper for rådgivningen er, at projekter skal afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål.

Læs IT-Projektrådets statusrapporter

Målet: No more Big IT
Det princip kunne sagtens strammes op og gøres til et mål i Digitaliseringsstrategien for Danmark under overskriften “No more big IT,” det mener cBrains stifter og direktør Per Tejs Knudsen, der også er meget aktiv i arbejdet med offentlig digitalisering som bestyrelsesmedlem i interesseorganisationen for it-professionelle Dansk IT, hvor han også sidder i styregruppen for arbejdet med at lave et digitalt ledelsesmanifest.

“Problemet ligger i ledelsestilgangen. Når vi står over for noget uoverskueligt, så løser vi jo ikke det hele på en gang. Vi deler det uoverskuelige op; tager noget ud og løse det; og så løser vi noget mere,” siger Per Tejs Knudsen.

No more Big IT.

Budskabet kunne være et mål i den nye digitaliseringsstrategi for Danmark, som Digitaliseringsstyrelsen snart skal barsle med som digital masterplan for det offentlige Danmark frem til 2020 og som erstatning for den strategi, der har været retningsgivende i perioden fra 2011 til 2015. For store projekter, der mangler klare mål, skaber stadig it-skandaler i Danmark.

I 2015 var det SKAT som måtte lukke fagsystemet EFI til gældsinddrivelse efter to års anvendelse med store fejl. Året før skrottede Arbejdsskadestyrelsen sagsbehandlingssystemet PROASK, der havde været under udvikling siden 2008, kostet 283 millioner kroner og altså aldrig nåede at komme i brug.

Manglende fokus
Inden SKAT trak stikket til EFI, havde it-servicefirmaet Accenture produceret fem rapporter, hvor de ifølge Version2 blandt andet peger på vagt formulerede krav, som også har gjort det svært at beskrive og dokumentere, hvor færdig projektet var og dermed i praksis umuligt at afslutte. Manglende fokus var også hovedårsagen til, at PROASK led skibbrud viser en kortlægning af hele projektet, som Beskæftigelsesministeriet lavede i 2015 og som Version2 fik indsigt i.

“Arbejdsskadestyrelsens vision om et automatiseret system er den altovervejende grund til, at projektet ikke lykkedes. Den begrænsede inddragelse af forretningen gjorde, at der ikke blev stillet spørgsmålstegn ved visionen. Det gav sig udslag i en utilstrækkelig kravspecifikation og kontrakt. Det betød, at Arbejdsskadestyrelsen var nødsaget til at tage udgangspunkt i en utilstrækkelig kravspecifikation og kontrakt ved overtagelses- og driftsprøverne.”

Dyb automatisering ikke et problem
Men visionen om et sagsbehandlingssystem med en høj grad af automatisering burde ikke være et problem; tværtimod er yderligere automatisering et af hovedkriterierne for det stadigt igangværende arbejde med den nye digitaliseringsstrategi. Til gengæld kan inddragelsen af forretningen og et klart ledelsesfokus gøre hele forskellen.

Ved konferencen Offentlig Digitalisering 2016 før påske var Statsforvaltningen nomineret til en digitaliseringspris for forvaltningens Medbetjeningsløsning. I den forbindelse interviewede jeg Administrations- og It-chef Rasmus Kruse til bloggen cView.dk, som vi udgiver hos cBrain, hvor jeg arbejder.

Han har de sidste tre år stået i spidsen for en gennemgribende digitalisering som et fundament i den nye Statsforvaltning, der blev skabt som en del af Finansloven for 2013. Med det digitale produktionssystem F2 fra cBrain som rygrad har Statsforvaltningens ledelse og medarbejdere i samarbejde skabt en billigere forvaltning og platform for udvikling af borgerservice.

Digitalisering halverer omkostninger
Ifølge Rasmus Kruse er effektiviseringer, som den digitale sagsbehandling fører til i ægteskabssager, den primære årsag til, at forvaltningen har reduceret omkostningerne på området med 50 procent og sænket gebyret for borgere i ægteskabssager fra 900 til 420 kroner. På samme måde er sagsbehandlingstiden i ukomplicerede sager om konfirmationsbidrag reduceret med flere dage.

Det er den slags markante besparelse, som Rasmus Kruse og Statsforvaltningens medarbejdere skal levere for at dokumentere afkastet af investeringen i den digitale sagsbehandling. Statsforvaltningen har siden 2013 gennemført en række projekter for blandt andet at kunne udskifte et forældet specialtilpasset system med et standard esdh-system.

Tjekliste versus swimlane-diagrammer
“Vi har fået en løsning med en meget stor kompleksitet. Udfordringen i denne type løsninger ligger i ledelsen: Procesunderstøttelse baseret på tjeklister i stedet for traditionelle swimlane-diagrammer kræver, at man kender sin forretning og har overvejet, hvordan opgaver både kan og skal løses,” siger Rasmus Kruse.

Hans egen placering i Statsforvaltningens ledelse gør det muligt at udnytte teknologien optimalt. På den måde er forvaltningen godt på vej til at realisere de økonomiske mål, som Folketinget stillede op med Finansloven i 2013.

Permanent udvikling fremfor kravspecifikation
Men samtidig øges serviceniveauet for borgerne betragteligt, med den nye medbetjeningsløsning. Og det er den vej, som Ramus Kruse ønsker, at Statsforvaltningen skal fortsætte ud ad, fordi målet for Statsforvaltningen – ligesom alle andre offentlige serviceløsninger – er den nødvendige borgerservice leveret til den laveste pris på det rigtige tidspunkt.

Den klassiske kravspecifikation er væk. Og ideerne til at effektivisere og forbedre servicen i den digitale forvaltning er blevet nu løbende forretningsudvikling for ledelsen i Statsforvaltningen.

Læs hele interviewet med Rasmus Kruse og meget mere om, hvordan Statsforvaltningen viser en ny vej til digitalisering af komplekse fagsystemer med tjeklistebaseret procesunderstøttelse.

EFI og PROASK er i bakspejle
Kigger man i bakspejlet på EFI og PROASK, så har begge projekter i stedet for at hive i nødbremsen undervejs prøvet at udvide. Især i tilfældet PROASK kan man følge, hvordan skiftende beskæftigelsesministre har måttet bede Finansudvalget om flere penge.

Begge projekter er sat i gang før 2010, hvor der blev lavet en statslig it-projektmodel og Statens IT-Projektråd, som skal behandle alle it-projekter over 10 millioner kroner.

IT-Projektrådet har ti medlemmer med mange års it-projekterfaring, og de skal understøtte offentlige organisationers ansvarlige direktionsmedlemmer med rådgivning, konkrete værktøjer og systematisk risikovurdering i store statslige it-projekter. Et af de fem hovedprincipper for rådgivningen er, at projekter skal afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål.

Læs IT-Projektrådets statusrapporter

Målet: No more Big IT
Det princip kunne sagtens strammes op og gøres til et mål i Digitaliseringsstrategien for Danmark under overskriften “No more big IT,” det mener cBrains stifter og direktør Per Tejs Knudsen, der også er meget aktiv i arbejdet med offentlig digitalisering som bestyrelsesmedlem i interesseorganisationen for it-professionelle Dansk IT, hvor han også sidder i styregruppen for arbejdet med at lave et digitalt ledelsesmanifest.

“Problemet ligger i ledelsestilgangen. Når vi står over for noget uoverskueligt, så løser vi jo ikke det hele på en gang. Vi deler det uoverskuelige op; tager noget ud og løse det; og så løser vi noget mere,” siger Per Tejs Knudsen.