Det er alt for besværligt at arbejde med vedhæftede filer, mener Microsoft, der derfor nu forsøger at gøre brugerne af Outlook Web App (OWA) opmærksomme på nye muligheder for at dele filer via e-mail.
“Når du sender en e-mail i OWA, kan du let indsætte et link til en fil på din OneDrive for Business cloud-drev i stedet for at vedhæfte selve filen,” skriver Rebecca Lawler, der er program manager for Outlook Web App i et blogindlæg.
Hun forklarer, at man automatisk kan uploade en fil fra computerens harddisk til OneDrive, når man vedhæfter den til en e-mail – på den måde modtager man et link til filen i stede for selve filen.
Konkret fungerer det ved, at at du vælger filen fra din harddisk og derefter “Share with OneDrive.”
Herfter uploades filen til dit OneDrive for Business til en mappe med navnet “Email Attachments.”
“Når du nu sender filer til andre, kan alle i stedet for at skulle åbne vedhæftningen, redigere den og så sende dokumentet tilbage til dig, simpelthen åbne dokumentet direkte fra linket og redigere et enkelt udkast.”
“Det tillader også, at mange mennesker kan foretage ændringer i et enkelt dokument på samme ved at bruge Office-klienterne eller
Office Online,” forklarer Rebecca Lawler videre.
Modtageren af e-mailen ser fortsat filen som en traditionel vedhæftet fil – der er så bare føjet et lille cloud-ikon til, der signalerer, at filen er opbevaret i skyen.
Det er efterhånden ved at være en gammel diskussion, om e-mailen som kommunikations-redskab har haft sin tid?
De fleste mener, at den fortsat har en berettigelse, men mange har også peget på, at den sluger for meget af vores tid og ofte bruges på forkerte måder.
Et konkret eksempel på det er netop, når man bruger e-indbakken til dokument-deling og som et diskussionsforum, ligesom de mange ‘cc-mails’ er noget, man har problemer med i en del virksomheder og organisationer.
Ofte vil man være bedre tjent med et moderne samarbejdsværktøj – om det så er fra virksomhed a, b eller c.
E-mailen er dog fortsat et af de absolut mest udbredte kommunikations-værktøjer, og det er en klar fordel, at den fungerer på tværs af platforme og de forskellige e-mail-klienter, der findes.
Læs vores artikler om e-mail her:
Sådan begrænser du brugen af e-mail – og udnytter nye teknologier
Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails
Derfor er det (næsten) umuligt at stoppe mail-kaos
Virksomhed ville droppe emailen: Her er resultatet
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
Leave a Reply