For ikke så længe siden var det altid en langstrakt proces, når en privat virksomhed skulle finde en ny leverandør til en outsourcing-opgave.
Måned efter måned med prækvalifikation, detaljerede kravspecifikationer og møder med potentielle leverandører. Og når kontrakten var indgået, kunne man så begynde en langstrakt kamp om, hvordan detaljerne i kravspec’en skulle fortolkes.
I dag har mange virksomheder i stedet trykket speederen i bund og finder en leverandør på fire til seks måneder, fra ideen bliver undfanget, til kontrakten er skrevet under. Og hos Vestas satte man i slutningen af 2013 uofficiel danmarksrekord med et forløb, der kun tog 10 uger, altså 2½ måned.
Tendensen er tydelig, fortæller Mike Polczynski, chefkonsulent hos PA Consulting Group og rådgiver for Vestas, da vindmøllefirmaet outsourcede hele datacentret.
»Kunderne går nu meget hurtigere og meget mere målrettet efter de leverandører, de synes, der er relevante at tage fat i. Vi ser stort set ikke længere de lange prækvalifikations-forløb i den private sektor. Før brugte man to måneder på at scanne markedet, nu holder man i stedet en workshop for de leverandører, man mener er relevante,« siger Mike Polczynski til Version2.
Læg svaghederne åbent frem
Lange aftener og måneder med at skrive alle spidsfindigheder ned i kravspecifikationen bliver også fravalgt af mange i dag.
»Traditionelt brugte man ret mange måneder på at skrive præcist om sit setup og sine krav. Nu ser vi en bevægelse mod større transparens, hvor man siger ’vi ved godt, at vores dokumentation ikke er ajour, og vi ved faktisk ikke, præcist hvor mange servere vi har’. Due diligence starter derfor fra dag 1. Man lægger alt ud i et datarum, så leverandørerne selv kan vurdere hullerne i dokumentation,« fortæller Mike Polczynski.
Dermed bliver det op til leverandørerne at få afklaret, hvordan kundens tekniske situation skal påvirke prisen. Og når man på den måde har lagt alt ud åbent, falder risikoen for, at leverandøren overtager en masse ukendte problemer. Det giver en lavere pris til kunden, fordi leverandøren ikke smækker en stor risikopræmie oven i prisen.
Samtidigt ser virksomhederne på, hvad hver leverandør har af standardprodukter og vurderer så, hvor godt deres eget setup vil kunne erstattes af disse standardløsninger.
»Så lægger man sin egen organisation ned over leverandørens standard service katalog og kan se, hvad der stikker ud, og hvor man får mere, end man har i dag. I stedet for at kræve præcist det samme hos en ny leverandør som man historisk har fået opbygget, går man efter standardiserede services. Man ønsker en strategisk partner, man kan udvikle sig med de næste fem år,« siger han.
Leverandøren er en ven
Den nye måde at outsource på betyder, at der skal være en helt anden tillid og et langt bedre samarbejde mellem kunde og leverandør, i stedet for at samarbejdet bliver styret af kontrakt og kravspec og jurister.
»Tidligere skrev kunderne meget ned, for at forsøge at skubbe risikoen hen over bordet til leverandøren. I stedet siger man nu: ’Leverandøren er vores ven. Vi vil i bund og grund det samme, så vi skal skabe et godt fundament for vores samarbejde’,« forklarer Mike Polczynski.
Gennem workshops før kontrakten bliver skrevet under, får man åbenhed og ærlighed om også alle de mindre tjekkede dele af kundens it-løsninger.
»Man finder i fællesskab på de fremtidige løsninger og finder sammen ud af, hvilke trade-offs, der er nødvendige. Så får man et meget mere præcist billede, på begge sider af bordet, af hvad der er brug for. Hvis man omvendt skubber en masse risiko over til leverandøren, og det viser sig ikke at være helt som lovet, eller som leverandøren troede, så får man et dårligt samarbejde, hvor leverandøren sender ekstra regninger, som kunden så bliver sur over,« siger Mike Polczynski.
Da Vestas valgte leverandør i løbet af kun ti uger, indgik der for eksempel syv workshops over fire uger med hver af de leverandører, der var tilbage i opløbet om kontrakten.
Kend din leverandør på forhånd – uden mavefornemmelse
Når processen bliver speedet op, kræver det også bedre forberedelse fra kundens side, eller fra kundens rådgiver. Så skal man nemlig vide noget om hver leverandør på forhånd, så man hurtigt kan koncentrere sig om de relevante.
»Det handler om, hvad andre kunder siger om leverandøren, om styrker og svagheder. Og det er ikke kun det tekniske og kulturelle fit, for eksempel hvor leverandøren har sine driftscentre, men også om de for eksempel er sultne efter nye opgaver i bestemte markeder,« siger Mike Polczynski.
Denne ’skønhedskonkurrence’ skal være systematisk og faktuel, for det må ikke blive afgjort på mavefornemmelse – så ender man nemlig hver gang med den sædvanlige leverandør, uden at overveje andre muligheder.
Inderne giver ‘absolut høj kvalitet’
Og andre muligheder er der nok af i disse dage, hvor indiske leverandører som Tata Consultancy Services og HCL buldrer frem. Og det handler ikke bare om en lavere pris, understreger rådgiveren.
»Tidligere tog man dem med for at presse prisen. Men vores oplevelse i dag er, at det absolut er høj kvalitet, de kommer med, der mindst er på højde med de klassiske tier-1-leverandører som IBM, CSC og HP. Hvis man ikke har dem med i overvejelserne, får man ikke den rigtige konkurrence. Men det kræver, at man ved, hvad de kan og hvad de ikke kan,« siger han.
Som et billede på, at Indien er meget mere end billig arbejdskraft, nævner Mike Polczynski en kortlægning fra SAP, der besluttede sig for at finde klodens 25 dygtigste it-arkitekter i SAP-verdenen. Ud af de 25 personer, var 18 fra Indien.
»Hvis du tager til Indien for at finde billige resurser, kan du godt finde det. Men du kan også finde verdens bedste resurser,« siger han.
Leave a Reply