Det kan være lidt af en opgave at afkode, hvilken offentlig myndighed man som borger kommunikerer med, når man bruger Digital Post, sådan som det bliver obligatorisk om mindre end et halvt år. Det er nemlig ikke altid den rigtige myndighed, der fremstår som afsender eller modtager.
Hvis man eksempelvis sender en meddelelse til Horsens Sygehus, vil der i borgerens mappe for afsendte meddelelser stå, at det er til sendt Region Midtjylland. Det samme gør sig gældende for blandt andet politikredsene, der sorterer under Rigspolitiet. Hvis man kommunikerer med flere forskellige politikredse, vil man altså senere ikke kunne dokumentere, hvilken politikreds man har skrevet hvad til, da de alle vil stå som sendt til Rigspolitiet.
Men den praksis er muligvis på kant med forvaltningsloven. Det skal nemlig være tydeligt for borgeren, hvilken offentlig myndighed han eller hun kommunikerer med. Det vurderer Karsten Loiborg, der er jurist hos Folketingets Ombudsmand. Han har rettet henvendelse til Digitaliseringsstyrelsen for at få en redegørelse.
»Det er ikke vores opgave at tage stilling til, om systemet er teknisk godt eller dårligt. Men rent juridisk skal man som borger kunne se, hvilken specifik myndighed man kommunikerer med, og myndigheder kan ikke dække sig ind under en eller anden fællesbetegnelse. Det er en lov, der har været gældende længe, og derfor har vi rejst denne her sag for Digitaliseringsstyrelsen,« siger Karsten Loiborg til Version2.
Anden gang i år
Det er anden gang i 2014, at Ombudsmanden finder anledning til at undersøge Digital Post nærmere – begge gange på baggrund af rapporter om digital kommunikation med den offentlige sektor fra de to forskere Jesper Berger (RUC) og professor Kim Normann Andersen (CBS). Ifølge Jesper Berger, der forsker i offentlig digitalisering, har man ikke i tilstrækkelig grad tænkt borgernes e-mail-kultur ind i designet af Digital Post.
»Folk er vant til fra Outlook og lignende, at man orienterer sig via afsender og emnefelt. Når afsenderfeltet ikke indeholder den korrekte information, så er der risiko for, at vi overser en meddelelse, og det bliver mere besværligt at finde en meddelelse, hvis man skal åbne hver enkelt for at finde ud af, hvem afsenderen er,« siger Jesper Berger til Version2 og tilføjer, at det ikke kun er et problem for brugerens orden, men også et spørgsmål om retssikkerhed.
»Hvis du sender den samme besked til fire forskellige sygehuse i fx Region Syddanmark, så kan du ikke efterfølgende se eller dokumentere, hvilket sygehus du har skrevet til. Kun, at du har sendt fire digital post til Region Syddanmark. Hvis man havde udviklet designet af digital post med virkelige brugere i virkelige situationer, ville det sandsynligvis have været opdaget.«
Rapporterne fra de to forskere har afledt massiv kritik af Digital Post og har blandt andet afdækket, at myndighederne ikke svarer, ligesom både kommuner og regioner har tabt millioner på indførelsen af systemet. I samme ombæring indrømmede KL, at man ikke efterregner, om de planlagte besparelser på porto og andet rent faktisk bliver indkasseret – selvom man bruger dem som argument for at beskære kommunernes bloktilskud.
I januar måned drejede Ombudsmandens henvendelse sig om lovligheden af, at myndigheder kan redigere i afsender/modtager-feltet i borgerens indbakke. Flere tekniske og juridiske eksperter kritiserede den praksis i skarpe vendinger. Ombudsmanden vurderede dengang, at det på trods af, at det er uhensigtmæssigt, dog ikke er lovstridigt, da der ikke bliver rettet i selve meddelelsen, men kun i navnene på afsender eller modtager i borgerens indbakke.
Med i udbuds-overvejelserne
Hos Digitaliseringsstyrelsen tager man Ombudsmandens henvendelse alvorligt, men kontorchef Lone Berglykke mener ikke, at der er noget at komme efter juridisk. Den rigtige afsender fremstår nemlig inde i selve meddelelsen – og de enkelte myndigheder kan manuelt rette fejlen i systemet.
Ombudsmanden tager sagen op, da Digital Post muligvis kan være i strid med forvaltningsloven. Får det jer til at overveje, om denne her konstruktion er en god idé?
»Det får os i hvert fald til at undersøge juraen i første omgang. Det er klart, at vi ikke kan have en ulovlig løsning, men det tror jeg nu heller ikke er tilfældet. Det er vigtigt at slå fast, at vi så at sige snakker om kuverten her. Inde i selve brevet kan man se præcist, hvilken myndighed meddelelsen kommer fra. Så jeg tror ikke, der er noget i juraen, men det skal selvfølgelig heller ikke være forvirrende for borgeren.«
Men hvis vi bliver i papir-terminologien, er det så ikke forvirrende for borgeren, at der står en anden myndighed på kuverten end den, der rent faktisk er afsender?
»Jo, det kan da være rigtig forvirrende, det kan jeg sagens forstå. Og det er naturligvis også noget, vi tager med i vores overvejelser, når næste generation af Digital Post snart skal i udbud.«
Er der tale om en fejl i systemet, eller er det myndighederne, der bruger det forkert?
»Lidt af begge dele. Det er konstrueret sådan, at den myndighed, der indgår kontrakten med e-Boks, fremstår som afsender. Det vil altid være de myndigheder, som har deres eget CVR- nummer. Myndigheden kan dog selv tilpasse systemtilgangen, så det fremgår af emnelinjen, hvilken underliggende myndighed beskeden sendes fra. Men vi skal have kigget vores vejledninger til myndighederne igennem igen, og vi skal ved næste udbud have undersøgt, om der findes en bedre teknisk løsning,« siger Lone Berglykke til Version2.
Digitaliseringsstyrelsen har endnu ikke besvaret Ombudsmandens henvendelse, Version2 følger op på sagen, når der ligger en konklusion.
Digital Post skal i udbud igen til efteråret, og en ny kontrakt skal træde i kraft til næste sommer, når den eksisterende med e-Boks udløber.
Leave a Reply