Sådan åbnede den engelske stat for små it-leverandører – og sparede 5 milliarder

Det lyder nok bekendt: Et stort it-projekt bliver sat i søen, gennem en tung udbudsrunde med tommetykke kravspecifikationer, hvorefter opgaven lander hos en af de store, internationale it-koncerner, som skriver en kontrakt på flere hundrede millioner kroner.

Men da systemet, efter flere forsinkelser og budgetoverskridelser, bliver leveret og skal tages i brug, er der massevis af problemer. Måske må hele systemet skrottes, og skattekroner nok til at drive et lille hospital er dermed gået op i røg.

Den slags skandaler har Danmark haft masser af, men også Storbritannien har været plaget af enorme it-skandaler gennem årene. Derfor valgte den britiske stat at ryste posen grundigt for to år siden, og et af midlerne til at undgå fejlslagne projekter og enorme regninger har været at åbne for alverdens små leverandører.

Det fortalte Liam Maxwell, teknisk direktør i Government Digital Services (GDS) – briternes svar på Digitaliseringsstyrelsen – da han besøgte Danmark i maj måned.

»Tidligere brugte vi rigtig mange kræfter på indkøbsprocessen og ikke så mange kræfter på det rigtige design af et system. Og så gik hele opgaven til en af de store leverandører. Problemet er, at du mister kontrollen over systemet, og at 90-95 procent af prisen reelt er overhead. Og når du gør det på den måde, har mindre firmaer ikke mulighed for at være med,« forklarede han til Version2.

Løsningen har været at ændre indkøbsprocessen fuldstændigt, så også små firmaer kunne byde ind, og at gå over til agile projekter, som staten selv har fuld kontrol over. Tilsammen har det sparet skatteborgerne for milliarder af kroner.

»Det har givet os utroligt store besparelser. Sidste år sparede vi omkring 500 millioner pund (cirka 4,7 milliarder kroner), og i år er det nok tættere på én milliard pund, vi vil spare (9,3 milliarder kroner),« sagde Liam Maxwell.

EU-regler er ikke en undskyldning

I Danmark lyder forklaringen på de tunge udbudsprocesser – hvor det i nogle tilfælde kan koste millioner af kroner at byde på en opgave – at vi er nødt til at følge EU-reglerne. Men man kan sagtens ændre på de tunge indkøbstraditioner og stadig leve op til reglerne, forklarede englænderen.

»Vores største udfordring har været den iboende tro på, at man skal igennem et stort udbud, og dermed vælge store firmaer, for at leve op til EU-reglerne. Men vi har skabt en platform, en slags Ebay-auktion over opgaver, hvor både store og små firmaer kan byde ind på opgaverne. Og så har vi insourcet kontrollen over projekterne, hvor vores egne it-folk styrer opgaven, og vi gør alting agilt. Du begynder i det små og kan løbende teste og forbedre. Det kræver ikke en stor udbudsproces – du skal bare gå i gang,« sagde han.

I samarbejde med det britiske Finansministerium har GDS fået regler på plads, der gør det muligt at kombinere agile projekter med politisk bestemte bevillinger – en kombination, der ellers kan være svær.

»Finansministeriet har gjort et fantastisk stykke arbejde, for det er også nyt og svært for dem. Nu kan du bruge 750.000 pund uden at skulle gå i udbud og starte processen med det budget. Hvis du holder det simpelt og designer med brugeren i centrum, kan du nå langt med det beløb,« sagde Liam Maxwell.

Ved at gøre det lettere for små virksomheder at byde ind, er omkostningerne også faldet markant.

»Før var der en massiv barriere for små virksomheder. Nu hvor vi har langt bedre konkurrence, kan vi se, hvor forskellige priserne kan være. Et firma krævede for eksempel 5 millioner pund (47 millioner kroner) for en hostingopgave, men så kom der andre tilbud, og vi endte med at betale 54.000 pund (godt en halv million kroner). På den måde kan vi finde den bedste leverandør af en it-service og kun betale for denne service, og ikke for et stort overhead. Hvorfor betale alt for meget?« spurgte han.

Ændringerne har givet lidt røre blandt de store, etablerede leverandører, som tidligere levede godt af de store kontrakter med staten. Nu er de tvunget til at slanke sig og bevise deres værd, i konkurrence med mange flere leverandører, også nogle fra andre lande.

»For mange af dem har det været svært, og for nogle af dem har det været meget spændende, fordi de virkelig har set på, hvordan de kan levere it-services på en anden måde. Tidligere tjente de rigtig gode penge – men det var ikke fordi, de gjorde noget forkert eller udnyttede systemet, men fordi vi i staten insisterede på et system, der var designet til det resultat. Nogle har gennem årene bygget store organisationer op, der passede til den gamle måde at købe på, men som nu giver dem meget høje omkostninger,« sagde han.

Leverandører fra udlandet byder også ind

Med den nye indkøbsmodel er hosting-opgaven af briternes svar på Borger.dk, nemlig www.gov.uk lagt ud til et selskab med under 50 ansatte. Og leverandører fra andre lande med et særligt godt produkt eller særlige evner melder sig også med tilbud. Lige nu kigger de statslige indkøbere i Storbritannien for eksempel i retning af danske Tradeshift, som har en elegant løsning til at betale regninger digitalt.

Har I oplevet nogle ulemper ved at have fået mange små leverandører? Er der nogle, der er gået konkurs undervejs, for eksempel?

»Nej – men jeg har oplevet mange store leverandører med problemer. Det er meningsløst at tro, at ’size matters’. Vi havde faktisk en lidt ironisk situation, hvor et mindre firma fik problemer, og det viste sig, at det var på grund af en underleverandør, som var et stort firma,« sagde Liam Maxwell.

Det er absolut ingen garanti mod problemer at være en stor organisation, så store firmaer begår også fejl og kan sagtens gå konkurs med kort varsel, pointerer han og nævner, at mange af statens leverandører er firmaer, der er under tre år gamle.

»Det kræver ikke store resurser at starte et firma, der leverer it-services. Man kan købe solid hosting i skyen med sit kreditkort. Og statslige it-services er mindre, end folk tror. Det er ikke noget problem i dag at have 28 millioner brugere. Det komplekse opstår, når du skal have 23 forskellige services til dem,« sagde han og nævnte også, hvordan små og mellemstore virksomheder i dag kan drive noget så avanceret som rumfartsprogrammer.

Hele tranformationen har handlet om at få skabt fair konkurrence og et velfungerende marked, understregede han. Hvilket slags firma, der leverer, er ham ligegyldigt, så længe det er de bedste til prisen.

»Vi foretrækker ikke enten små eller store firmaer. Vi vil bare have den bedste løsning. Som statslige indkøbere er det vores opgave at skabe vilkår, så vi kan få de bedste til opgaven. Og ved at fjerne barriererne får vi langt flere leverandører at vælge imellem, vi får mere innovation og bedre løsninger, og vi får det for langt færre penge,« sagde han.