Blog: 3 udfordringer i IT-udbud i det offentlige

Efter at have været igennem to processer med udbud af it-systemer i det offentlige kan jeg se, at der er flere udfordringer, der skal ses på, hvis budgetterne skal bruges fornuftigt.

De udfordringer jeg ser er inden for følgende felter:

• Prioritering af parametre i udbuddet.

• Hvad er konkurrenceudsættelse?

• Bureaukrati i udbuddet.

Prioritering

Det, der har slået mig meget i den sidste proces, jeg har været med i, er, hvad der egentlig har været vigtigst i processen for de øverst ansvarlige, der ikke er med i selve projektformuleringen. Umiddelbart er de øverste prioriteter:

1. Konkurrenceudsættelse

2. Beskyttelse mod kritik

Konkurrenceudsættelsen er et mantra der overskygger alt. Dette betyder, at alle generelle krav der er til software eller leverandør, er en begrænsning i konkurrencen og dermed mulighed for kritik. Disse bliver ofte et udvælgelseskriterium i stedet.

Når man som fagperson skal vælge et system, vil følgende prioritering være hensigtsmæssigt:

1. Funktionalitet

2. Drift – kompleksitet og økonomi

3. Videreudvikling af systemet – behov der opstår under driften og hvor lang tid forventer vi systemet skal operere

4. Pris

Det kan selvfølgelig diskuteres om prisen er på 4. pladsen, men de tre andre er i hvert fald højt prioriteret.

Hvad er konkurrenceudsættelse?

Hvordan får man de rigtige virksomheder til at byde på en opgave, frem for dem der primært er gode til at svare på udbudsbetingelser frem for at udvikle gode systemer?

Umiddelbart skal man gøre noget ved bureaukratiet omkring udbudsprocessen.

Når man vælger at ændre et krav til en udvælgelsesparameter opfattes det som en mulighed for at få tilbud fra en bredere skare af virksomheder.

I realiteten er det, at føre virksomhederne bag lyset og spilde deres tid og penge på et udbud de ikke har en chance for at vinde. Dette gør at budprocessen bliver mere bureaukratisk, da der er flere parametre på buddet der skal dokumenteres.

Bureaukrati

I de processer jeg har været tilknyttet, har tilgangen til projektet egentlig været, at det skulle være en agil proces. Vi har alligevel brugt rigtigt mange timer på at definere projektet meget detaljeret til udbuddet. Mange af disse processer skal man igennem igen
når den endelige leverandør er valgt, da det er den måde leverandøren kommer til at kende kunden og projektet på.

Efter min opfattelse skal man finde en metode hvor forberedelserne kan minimeres, således at man ikke skal processen igennem 2 gange. Udover at man skal processen igennem vil processen også resultere i noget andet, da målet har flyttet sig siden og så kan man komme ud i kontraktslige udfordringer.

Det må kunne gøres smartere.

Måske er problemet også at projektformuleringen finder sted på et forkert niveau i organisationen for langt fra der hvor systemet skal anvendes!?

Debatten

Jeg kan konstatere at der har været en del artikler om problematikken over sommeren, både med erfaringer fra udlandet, samt med personer i staten, der er centrale i udbudsprocessen.

De signaler synes jeg er meget positive og jeg glæder mig meget til at disse ændringer siver ned ad i organisationen, så IT-udviklingen kan blive bedre.

De væsentligste forbedringer i udbudsprocessen vil være:

• afbureaukratisering af processen, således at flere virksomheder vil synes at det er interessant at byde på opgaverne

• større bevidsthed om hvilke prioriteter der er væsentlige

• mindre berøringsangst for at stille krav frem for at bruge udvælgelseskriterier, herunder krav til udvidet brugeradgang eller open source.