Sådan fik Tivoli succes med nyt mobilvenligt intranet

Et godt intranet kan gøre en forskel for forretningen. Sådan lyder moralen fra Tivoli, som har haft enorm glæde af et nyt intranet, der er målrettet mobilbrug, så de mange ansatte rundt omkring i Haven hurtigt kan slå alverdens oplysninger op og hjælpe de besøgende.

Her fortæller Tivolis it-chef Leif Lundgaard og Simon Verheij fra Tivolis kommunikationsafdeling om projektet, der blev belønnet med IntranetPrisen 2014, som fagnetværket IntraTeam uddeler.

»Vores indgangsvinkel var, at vi meget gerne ville lave en platform, som vores omvandrende kolleger kunne tilgå. Det skulle være up-do-date og man skulle kunne tilgå det fra smartphones af enhver art. Vi har mange sæsonansatte, unge mennesker, der kommer ind hver sæson og står i boder, kører forlystelser eller er kontrollører i Haven, og det er en generation, der benytter sig meget af smartphones. Vi har også hårdtarbejdende håndværkere med et andet informationsbehov, men som heller ikke arbejder ved en stationær computer.«

»Så målet var, at indholdet skulle kunne præsentere sig godt på en lille skærm, og at vi ikke skulle pushe al information ud til folk, men at det blev mere on-demand, hvor de i stedet selv trækker information, når de har brug for det. Vi ville sørge for, at folk brugte intranettet ved at give det en friskhed og have attraktivt indhold, så de selv går ind og ser, om der er noget spændende. Så vi har videoer med kollegaer, der bliver interviewet og små polls for eksempel om vores Melodi Grand Prix eller vores egne forestillinger,« forklarer Leif Lundgaard.

Simon Verheij fra Tivoli Kommunikation supplerer:

»Vi har lagt stor vægt på, at intranettet ikke kun skal være en informationskanal. Det er en stor misforståelse for rigtige mange intranet rundt omkring. Et intranet er først og fremmest et arbejdsredskab. Derfor har vi også implementeret en lang række værktøjer, der benyttes af flere arbejdsgrupper på tværs af organisationen. Det er med til at skabe værdi for Tivoli, da det sparer os for en masse arbejdsgange. Når vi så samtidigt har nogle spændende og relevante artikler, plus sociale elementer, så giver det medarbejderne en større lyst til at bruge intranettet dagligt,« fortæller han.

Kan give gæsterne bedre service

Når først folk er blevet vænnet til at bruge intranettet, kan de hurtigt finde frem til information, som de selv skal bruge eller som Tivolis mange gæster måtte efterspørge. For eksempel kan alle nu nemt se dagens program i Haven, og hvad der sker på de mange scener i Tivoli, i stedet for at skulle henvise folk til Tivolis servicecenter.

»Vi vil gerne servicere vores gæster bedst muligt, for vi ser os selv som et internationalt service-brand. Det giver en aha-oplevelse hos vores gæster, hvis de kommer hjem og fortæller om, hvordan en Tivoli-medarbejder med det samme kunne få fat i for eksempel en sygeplejerske eller fortælle, hvor nærmeste puslefaciliteter er,« siger Leif Lundgaard.

Med det nye intranet kan de mange lejere i butikker og boder også hurtigt indrapportere til Tivoli, og antallet af fejl i disse meddelelser er faldet drastisk. Har folk it-problemer eller spotter noget, der skal fikses, kan de også nu fejlmelde det via intranettet, hvilket også har gjort den proces meget nemmere og hurtigere for alle parter. Ikke mindst når der skal prioriteres af dagens arbejdsopgaver.

## Driver selv serverpark i Tivoli

Intranettet er bygget på SharePoint 2010 og er udviklet i samarbejde med it-firmaet Progressive. Valget af SharePoint var der ikke meget tvivl om, for Tivolis it-strategi har valgt at satse på Microsoft-produkter.

»Vi har lagt en it-strategi som tilstræber flere integrerede systemer, og vi gik Microsoft-vejen og skiftede til flere af Microsofts produkter. Vi har eksempelvis skiftet Lotus Notes ud med Outlook som mail-platform. Rent teknisk skulle vi sørge for at få mere SharePoint-viden ind i huset. Vi skulle også opgradere vores serverpark, som vi driver selv, in-house her i Tivoli. Planen er, at vi løbende overtager mere og mere af udviklingen selv. Det kan være en udfordring, for SharePoint udvikler sig jo også hele tiden. Det er en rejse, vi er begyndt på, og den skal vi videre på, hvor vi skal arbejde med de SharePoint-releases, der kommer fremover. Men vi ser også gerne, at intranettet udvikler sig og fornyr sig,« siger Leif Lundgaard.

»For at fastholde interessen for intranettet for de mange unge, sæsonansatte vi har, er vi nu gået i gang med at integrere flere sociale elementer, så du som medarbejder kan interagere med dine kollegaer. Om ganske kort tid kan medarbejderne for eksempel se billeder tagget med Tivolis officielle hashtag på Instagram på intranettet. Billeder siger mange gange mere end ord, og de unge er vant til mediet, og så har vi jo en kulisse, der råber på at blive fotograferet,« siger Simon Verheij.

Havde for mange ’halve’ smartphones

Det var også nødvendigt at se på, hvad medarbejderne havde fået som firmatelefoner, og opgradere en del af dem.

»Vi måtte kigge på vores hardware, for mange af de smartphones, vi havde i firmaet, var generation 0.5, ja faktisk kun en halv smartphone. Vi lagde ud med iPhone 3G og 3GS, som vi løbende udskiftede til de nyere iPhones og Samsungs Galaxy-modeller. Så nu har vi et blandet miljø.«

Wifi-dækningen i Haven er også et område, der har fået ekstra opmærksomhed, når intranettet nu skal fungere mobilt.

»Når du besøger Tivoli, der dækker et areal på 82.000m2, er det en voldsom udfordring at få dækket hele Haven med wifi. En ting er at få access-punkter op i hele Haven, men noget andet er at få kapacitet nok til, at der står mange tusinde mennesker til Fredagsrock-koncert, for netværket skal også udvikles til vores gæster,« siger Leif Lundsgaard.

Udover de dele af intranettet, som alle Tivolis medarbejdere og tilknyttede firmaer kan bruge, har intranettet også fået en Business Intelligence-afdeling, hvor ledelsen kan bevæge sig rundt og på iPads og tjekke dagens omsætning, antallet af ture en forlystelse har kørt den dag, eller antallet af solgte billetter til forestillingerne i Haven.

Skulle have den ældre generation med

Intranettet blev taget i brug i 2012. Det har været en stor succes, men der har selvfølgeligt også været områder, som viste sig lidt sværere end beregnet. Det har mest været kulturelt.

»De unge er jo Homo Digitalis og for dem er det meget naturligt at bruge en smartphone til det – modsat de generationer der som mig er lidt oppe i årene. Vi synes måske ikke, det er så hurtigt at bruge en telefon til det og bliver lidt mere pirrelige. Så vi skal lære, at vi kan gøre det på smartphonen, i stedet for at gå tilbage til pc’en på kontoret. Så det er en del af succesraten at få alle med og skabe en god kultur omkring det. Der skal helst være nysgerrighed fra alle medarbejdergrupper,« siger Leif Lundgaard.

Skal han give et råd til andre, som skal udvikle deres intranet, er det ikke at lægge alting fast fra starten, men lad det udvikle sig i takt med behovet og tilbagemeldingerne.

»Alting går ikke som præsten prædiker – det er en løbende proces, man er inde i. Noget af det, man havde planlagt fra starten hitter ikke, mens noget andet bliver et hit, der åbner for nye muligheder. Så man skal være åben over for de muligheder, der dukker op undervejs. Det er svært at gennemskue behovet, før masserne kommer ind og trykker på knapperne,« siger it-chefen.

Med It-udfordringen dykker Version2 ned i et projekt fra den danske it-dagligdag. Har du fingrene i et spændende it-projekt, som kunde eller it-chef, så tip os.