Vi praler af at vi i Danmark er langt fremme på bølgen af it-brug og -udvikling, antallet af smartphone-brugere er bl.a. et af verdens højeste. De offentlige myndigheder har endvidere defineret en strategi for digitalisering også kaldet fællesoffentlig digitaliseringsstrategi (FODS).
Men hvordan går det med det offentliges evne til at standardisere sagsforløb, processer og spare tid og ressourcer, som digitalisering jo egentlig går ud på? I pressen hører offentligheden typisk om fatale projekter såsom POLSAG eller Amanda. POLSAG, som er en af de seneste skandalesager, var politiets sagssystem, som efter seks år og over 500 mio. kr. blev lukket.
Amanda var et it-system i Arbejdsmarkedsstyrelsen, og navnet Amanda er efterfølgende blevet synonym for it-skandaler. Projektet blev underskrevet i 1996 og efter forsinket igangsættelse og klarmelding, blev det lukket ned igen i 2008 med den begrundelse, at det var besværligt at anvende og ustabilt. Amanda har kostet mindst en milliard kroner.
Alt sammen for skatteydernes penge og uden nogen form for gevinstrealisering, som Statens IT-projektråd kalder de fordele og besparelser, som projektet skulle høste.
Men på trods af skandalesager gennemføres der fortsat en mængde it-projekter i offentlig regi, som offentligheden ikke hører så meget om. Disse gennemføres typisk i et samarbejde mellem offentlige myndigheder (udbyder, kunde og bruger) og private udviklere (leverandører). Formålet med disse er typisk forenkling af processer, understøttelse af sagsgange, afskaffelse af fysiske papirblanketter osv.
Det handler om mennesker, fælles forståelse for arbejdsopgaver og faglighed
It-systemet er blot et middel til at nå et mål. Derfor er det vigtigt, at offentlige myndigheder gør sig klart, hvad det er for gevinster, man ønsker at få ud af digitaliseringen. Et konkret eksempel på gevinster er Digital Post fra det offentlige. Alle virksomheder i Danmark fik et krav pr. 1. november 2014 om at oprette en digital postkasse således, at det offentlige kan kommunikere med virksomhederne elektronisk og dermed spare portoen, papiret osv. En gevinst for det offentlige der er til at tage at føle på.
Men når det kommer til gevinster for offentlige projekter som ”Fællesoffentlig Datafordeler” eller ”PDE -Digitalisering af miljøgodkendelser og tilsyn” kan det være sværere for almindelige borgere og virksomheder at gennemskue gevinsterne.
Begge projekttitler signalerer en vis kompleksitet, som alle it-projekter indeholder en eller anden form af. I min optik handler det om mennesker og fælles forståelse for arbejdsopgaver og faglighed. Jeg har oplevet samarbejder og haft kontakt med en række offentlige myndigheder igennem mange år og min erfaring fra samarbejdet med offentlige myndigheder er, at før projekter kan gennemføres til tiden, holde budget og leveres i rette kvalitet, skal de mennesker, der skal bruge løsningerne, involveres, have fælles forståelse af hvordan arbejdsopgaver positivt påvirkes, og have mulighed for at bruge deres faglighed på det pågældende område.
Jeg har i et konkret tilfælde, hvor kommunerne skulle blive enig om en ny digital sagsgang på miljøområdet oplevet, at det, som først forventedes løst af et stort komplekst it-projekt, viste sig at kunne blive løst af få relative enkle tilføjelser til et eksisterende system.
Ved at fokusere på hvilke ”need-to-have” faglige løsninger, der var behov for, viste det sig at dette kunne løse brugernes behov uden at skulle implementere de oprindelige ”nice-to-have”-løsninger. Generelt når f.eks. kommuner spredt over hele Danmark skal blive enige om nye sagsgange og om den ”fagligt rigtige måde” at behandle ”sagen”, er der tale om en meget stor forandringsopgave, som en fælles digitalisering af processen skal understøtte. Min erfaring er, at dette skal det offentlige gøre sig klart og sikre, at målet er enkelt og tydeligt for alle projektets brugere inden (komplekse) projekter indledes. Min erfaring på tidligere nævnte område er jo et godt eksempel på dette.
Værdien i de offentlige it-projekter skabes ved fagmedarbejdernes fælles accept af standarder
Processen kræver, at der er nok tid, kompetencer og ressourcer til stede i projektet, således at der kan opnås enighed om, hvad der er ”godt nok”. Og her kommer vi til, efter min erfaring, med endnu en af udfordringerne i det offentlige; det er ikke sikkert, at der kan opnås entydig enighed om kravene, hvilket betyder, at leverandøren ikke entydigt kan udvikle det, som brugerne har behov for. Læg dertil at leverandøren har sine egne (typisk økonomiske) mål med projektet, og så begynder det at være en farlig cocktail.
Værdien i de offentlige it-projekter skabes ved fælles accept af standarder; dvs. standarder for samarbejde, sagsbehandling, behandling og godkendelse af grænseværdier på samme måde hos forskellige myndigheder osv. Det er derfor altafgørende, at de offentlige myndigheder, ledelsen, og de faglige medarbejdere, der skal bruge systemerne, er afklarede, inden der sættes strøm til processerne!
Begge tidligere nævnte projekter ”Fællesoffentlig Datafordeler” og ”PDE-Digitalisering af miljøgodkendelser og tilsyn” fremgår af Statens IT-projektråds seneste statusrapportering, og begge projekter er væsentligt forsinkede med hhv. 22 og 19 måneder ift. planlagte slutdato. Hvis begge disse projekter indeholdt behov for standardisering, dvs. fagmedarbejdernes fælles accept af standarder, og disse ikke er adresseret, er dette måske årsagen til forsinkelsen?
Leave a Reply