Hvis du skulle betale syv gange mere for en liter mælk i supermarkedet end din nabo, ville du nok blive knotten. Men sådan er situationen nogle gange, når staten køber it-drift ude i byen – en opgave, der er koncentreret hos få, store firmaer.
Nu skal staten blive bedre til at købe ind og bruge sin købekraft, forklarede Morten Ellegaard fra Digitaliseringsstyrelsen i sidste uge på Dansk IT’s konference om outsourcing.
»Vi har lavet en benchmarkanalyse af 26 kontrakter, og hvis man kan få dem alle på niveau med bedste kvartil, kan vi spare 22 procent. Der er plads til forbedringer,« konstaterede kontorchefen tørt.
En bredere analyse af statens udgifter til it-drift – i alt 1,5 milliard kroner hvert år – har også vist, at der er store prisforskelle mellem de forskellige kontrakter.
»For en primitiv server er der en prisforskel på op til faktor syv. Det er ikke tilfredsstillende. Og det kan være samme leverandør, der tager forskellig pris for den samme ydelse, både inden for samme myndighed og på tværs af hele staten,« sagde Morten Ellegaard.
Tallene var blevet analyseret for at finde en forklaring på de skiftende priser, men den dukkede aldrig op. Prisen afhænger ikke af, hvor lang tid siden, kontrakten blev indgået, eller hvor stor ordren er.
»Man skulle tro, at der var nogle stordriftsfordele, men det er der ikke, og det bekymrer os,« sagde han.
Sparede 66 procent på at genudbyde kontrakt
De dårlige nyheder for statens it-indkøb har ført til en indsats, hvor kontrakter blev kigget igennem i sømmene og genforhandlet. Allerede i første bølge har staten sparet 81,9 millioner kroner på at optimere eller genudbyde 20 outsourcing-kontrakter.
I en rapport om tiltagene, som Digitaliseringsstyrelsen udgav i december, kan man se, hvordan genudbud af fem kontrakter i nogle tilfælde gav meget store gevinster. Én kontrakt til 2,4 millioner kroner årligt blev erstattet med en ny, der kun kostede en tredjedel, altså en besparelse på 66 procent. I gennemsnit blev der sparet 34 procent, svarende til 15,1 millioner kroner om året. Oven i købet var der som regel en bedre kvalitet med i købet, lyder konklusionen, som dog hviler på en lille datamængde.
På 15 andre kontrakter, som blev set efter i sømmene og optimeret, var der besparelser for 66,8 millioner kroner årligt, svarende til 24 procent. Det var også her ret forskelligt, hvor meget der var at hente.
»Det er helt centralt, at vi bliver bedre til at dele erfaringer om, hvordan man opnår disse besparelser, på tværs af staten,« sagde Morten Ellegaard.
Kontrakterne ligger fem år i skuffen
Problemet er typisk, at de enkelte ministerier og styrelser ikke skal udbyde store driftsopgaver så tit – en kontrakt løber typisk 4-5 år – og dermed opbygger man ikke nok erfaring til at gøre det helt rigtigt. Nogle af problemerne er, at kontrakterne som regel ikke bliver tjekket løbende, men får lov at ligge i skuffen, indtil de er ved at udløbe og enten skal forlænges eller i udbud igen. Det er ekstra slemt, fordi der i over halvdelen af kontrakterne i analysen ikke var skrevet løbende forbedringer ind, for eksempel at prisen skulle følge det prisfald på markedet, der normalt vil være over nogle år.
»Der er også en udpræget mangel på rationalisering af serviceniveauer. Vi køber guld, når vi skal have en SLA (service-level-agreement, red.). Løsningen skal køre med meget høj oppetid, for så for man ikke problemer med ministeren. Men det er ikke altid nødvendigt med guld. Vi skal dele ind i guld, sølv eller bronze,« sagde Morten Ellegaard.
Næste trin i arbejdet bliver at finde ud af, hvordan statens over 500 driftskontrakter i fremtiden mere systematisk kan blive bedre og billigere. Intet er besluttet, understregede kontorchefen, men ønskelisten rummer tiltag som at alle kontrakter for it-drift på over 5 millioner kroner skal tjekkes og godkendes fra et centralt kontor, der kun arbejder med den slags. Mere lavpraktisk er der også brug for skabeloner for driftskontrakter, så det bliver nemmere at sammenligne og lave benchmarks.
De meget forskellige priser, som analysen af kontrakterne havde afsløret, havde også fået styrelsen til at overveje, om der er nok konkurrence på området.
»80 procent af it-driften for staten ligger hos fem leverandører, hvoraf to af dem er meget store. Det er tankevækkende. Vi gør os nogle overvejelser, om det giver nok konkurrence,« sagde han.
Leave a Reply