Mange bruger to-do-lister til at prioritere og målrette deres knappe tid. Men listerne er spild af tid, hvis de ikke laves realistisk. Trine Kolding er ekspert i effektivitet og planlægning og har i en artikel på lederweb.dk blandt andet bragt disse fire trin til den tidsrealistiske to-do-liste, så du når det, du skal nå.
Første trin: Hvornår er deadline?
Både din prioritering og planlægning samt ambitionsniveau for løsning af opgaven afhænger af, hvornår du skal være færdig. Dan dig et hurtigt overblik over opgaverne ved at sætte deadlines på. Nu kan du gå videre med din to do-liste.
Opret et recruiter site på Jobfinder og find de bedste kandidater til dine jobopslag
Andet trin: Tidsestimering
Hvor lang tid skal du bruge på opgaven? Er det en større opgave, kan du med fordel bryde den ned i mindre dele, så du får et realistisk overblik over, hvor meget opgaven kræver af dig samt hvornår, du skal være færdig med delopgaverne.
I starten er det en god idé at notere, hvor lang tid du reelt bruger på opgaven. Ligesom med budgetopfølgning er du nødt til at vide, om dine estimater holder. For tidsestimering er grundstenen i din planlægning. Tidsstudier viser, at op mod 40 procent af arbejdstiden går med ikke-planlagte aktiviteter, som forespørgsler og telefonopkald. Hvis du slet ikke har kalkuleret med afbrydelser og uforudsete ting, så prøv at lægge 40 procent af tiden oveni. De fleste af os planlægger langt flere opgaver, end tiden tillader. En god huskeregel er derfor, at du maksimalt bør planlægge 60 procent af din tid.
Tredje trin: Ambitionsniveau
Vælg en skala for dit ambitionsniveau, så du nemt og hurtigt kan indikere over for dig selv, hvor mange ressourcer du skal bruge på den pågældende opgave. F.eks:
- Skala 1-5.
- 50 til 100 procent (hvis du vurderer under 50 procent, skal den formentlig slet ikke laves).
- Smileys: glad, sur eller ligeglad.
Fjerde trin: Prioritering
Hvad er vigtigst at nå i dag/i denne uge afhængig af, om du arbejder med daglige eller ugentlige to do-lister? Hjernen arbejder bedst, når målene er klare. Når hjernen ved, hvad den skal fokusere på og arbejde hen imod, arbejder du automatisk mere målrettet og effektivt. Bonus oveni er, at du reducerer sandsynligheden for at lave overspringshandlinger.
Specielt til de større eller mere langsigtede opgaver, er det en rigtig god idé at planlægge dem og sætte tid af i din kalender til udførelse af de enkelte opgaver. En deadline i kalenderen siger sjældent særlig meget om, hvor meget tid du reelt skal bruge til at udføre opgaven. Derfor er tidsrealistisk planlægning din garanti for, at du når i mål.
Leave a Reply