Politiets it-direktør: Sådan bliver vores it-organisation topmoderne

Der var nok at tage fat på, da Michael S. Hansen overtog jobbet som it-direktør i Rigspolitiet i efteråret 2012. Et halvt år før var det 500 millioner kroner dyre projekt Polsag blevet skrottet, uden nogen plan b, og it-miljøet var gennem mange år uden central styring knopskudt til en kompliceret jungle med mange gamle systemer.

Men den slags landskaber var ikke ukendte for Michael S. Hansen, som kom fra posten som it-direktør i Region Sjælland, der gennemgik en omfattende konsolidering, da amter blev til regioner. Faktisk synes han, at politiets it-setup er mindre komplekst at arbejde med end hospitalernes.

»Der er selvfølgelig også nogle områder her, der er komplekse, bare på en anden måde. Vi har for eksempel et sagsbehandlingssystem, der ikke er blevet gjort noget ved i rigtig mange år, fordi et nyt system var på vej. Det behov er ikke blevet mindre, men er tværtimod blevet mere synligt,« siger Michael S. Hansen til Version2, med henvisning til Polsag-systemet, der jo aldrig blev taget i brug.

Nu kører politiet derfor videre med det gamle Polsas, og det kan også godt lade sig gøre i noget tid endnu, forklarer han. Imens bliver hele organisationens arbejdsprocesser og it-krav analyseret til bunds det næste års tid, hvorefter en samlet plan for politiets it-fremtid skal være klar.

»De eksisterende systemer kører stabilt, men teknologien er gammel og har en end-of-life. De er ikke fleksible, og de er svære at tilrette, så vi bygger i stedet noget nyt op ved siden af til at supplere med,« siger Michael S. Hansen.

Et datawarehouse-projekt er sat i søen, så data fra en række forskellige systemer med tiden kan blive samlet ét sted. Dermed bliver det muligt at køre analyser med mange forskellige datakilder, noget som politiets nuværende og tit isolerede it-systemer ikke kan tilbyde.

»På den måde kan vi kompensere for, at vores systemer i dag er gamle og ikke er fleksible. Så kan vi leve med dem lidt længere. Men den slags løsninger tror jeg ikke er forskelligt fra mange andre brancher,« siger it-direktøren, der står i spidsen for knap 300 it-folk i Rigspolitiets Koncern IT.

Hardwaren skal holde til bump med 200 km i timen

I første omgang skal den store database fyldes med data fra politiets administration, og siden hen også med operative data.

At trække data ud fra de gamle systemer er også nødvendigt for at gøre betjentene mere mobile. Ligesom mange andre arbejdspladser vil de ansatte gerne have værktøjer, de kan bruge på farten. Men hos politiet er behovet bare mange gange større end i de fleste andre organisationer.

»Vi satser big time på mobilitet, og det har en meget stor effekt hos vores brugere. Da jeg blev ansat i 2012, rejste jeg rundt i landet og så, hvordan de arbejdede og hvad der manglede. Og mobile it-løsninger var i top tre alle vegne over, hvad der blev råbt på,« fortæller Michael S. Hansen.

Der er dog flere udfordringer hos politiet end på den gennemsnitlige arbejdsplads. For eksempel skal hardwaren kunne tåle en hel del.

»Det her er en actionpræget arbejdsplads. Hvis vi sender udstyr ud i marken, så slår det sig, for det, vores folk laver, er nogle gange voldsomt. Når en patruljevogn kører over en kantsten med 200 i timen, giver det et bump, som man ikke får ved et skrivebord. Så vi skal tænke brugssituationen ind hele vejen. Hvordan skal en tablet for eksempel gøres fast i vognen, så den kan holde til det?« siger Michael S. Hansen.

Datasikkerhed er – som mange andre steder – også et ufravigeligt krav. Al kommunikation er krypteret, og de mere følsomme databaser skal måske slet ikke lukkes ud forbi politistationens fire vægge.

»Vi gør det ikke, hvis vi ikke kan gøre det sikkert. Vi ser på, hvad der er uklassificeret, og hvad der er klassificeret, og de klassificerede data bliver gravet dybt ned. Måske skal de ikke kunne tilgås på mobile enheder,« siger it-direktøren.

Man kan også gøre meget af arbejdet i marken lettere, uden at det kræver adgang til følsomme data. Alene det at få digitale inputs fra starten af vil være en stor hjælp.

»I stedet for at stå og knaste ned på en papirblok kan det ske på en elektronisk bødeblok. Det kan være en sikret device, hvor man så overfører data til de andre systemer, når man kommer hjem,« siger it-direktøren.

Rift om at være forsøgskanin

Udover de praktiske projekter, der er i gang på it-fronten, er der også blevet arbejdet intenst med arbejdsmetoderne hos politiets it-folk. ITIL-systemet var indført i det små, da Michael S. Hansen begyndte hos politiet, men ikke for alvor, så det er blevet skruet op på fuldt blus.

»Vi er stadig i gang med at få det defineret og forankret. Med ITIL og porteføljestyring får vi en ramme og en struktur for arbejdet. Vi er it-afdeling for 14.500 brugere, så der er rigtig mange behov og opgaver. Med ITIL og porteføljestyring kan vi se, hvad der er vigtigst lige nu. Og uden det synes folkene her, at det bliver kaotisk,« siger Michael S. Hansen.

Der er også blevet arbejdet med kulturen blandt politiets it-folk, samtidigt med ændringer i organisationen og nye arbejdsmetoder. Uden den rigtige kultur bliver det nemlig svært at gennemføre ændringer, mener it-direktøren.

»Jeg tror, at kulturen er det vigtigste for at gennemføre ændringer. Vi er i gang med at bygge en ny arbejdsplads op, en ny identitet, og nye værdier, som vi har været sammen om at definere. Den helt store gevinst er diskussionen om dem. Så opdager vi, at vi opfatter dem meget forskelligt. Vi får stille og roligt ændret hele samspillet, fra at være silo-orienteret til matrix-orienteret,« fortæller Michael S. Hansen.

At være en del af landets politi giver dog helt automatisk en stærk motivation blandt medarbejderne, oplever han.

»Det er en helt speciel arbejdsplads, hvor medarbejderne er utroligt loyale. Politiet er en af samfundspillerne, og det giver mening, det man laver, så den interne motivation er der. Det går ind under huden. Det er en luksus, i forhold til hvis du kun har penge at motivere folk med, for dem løber du tør for på et tidspunkt,« siger Michael S. Hansen.

Også blandt brugerne er der motivation for at prøve nye løsninger af. Faktisk kan der være lidt kamp om at være den kreds, der skal afprøve nye systemer.

»Man vil meget gerne være med. Og hvis det er noget, der virker, er det svært at rive ud af deres fingre igen. Hvis der er en utilfredshed blandt brugerne over it-forandringer, er det, at det ikke går hurtigt nok,« siger it-direktøren.

Alt for mange firmaer glemmer brugervenlighed

Med 14.500 brugere, der har forskellige it-forudsætninger, bliver den reelle økonomi i et it-projekt også meget afhængig af, hvor nem eller svær en ny løsning er at bruge.

»Med budgetter og porteføljestyring bliver det klart, hvad vi kan løfte, og lige så klart: Hvad kan forretningen løfte? Skal alle brugere have bare én times uddannelse i et system, er det 14.000 timer, der skal trækkes ud. Det er næsten uoverskueligt. Derfor er kravet til, at et system er intuitivt at bruge også helt enormt, fordi det har så stor betydning,« siger Michael S. Hansen.

Denne ’implementeringshale’, som han kalder det, får efter hans mening generelt for lidt opmærksomhed.

»Det er overset i mange virksomheder, tror jeg. Man fokuserer på, hvad det koster i kroner og øre til anskaffelse og til projektledelse. Men i virkeligheden er det jo tiden hos alle de andre i organisationen, der er dyr. Og bruger man ikke den tid, der skal til, på uddannelse, kommer det slet ikke i anvendelse, og så får man ikke den effekt, man ønsker,« forklarer han.