Klokken er 10.00 fredag formiddag. Du henter en kop kaffe og sætter dig til rette. Samme sted, samme sofa som sidst. På whiteboardet er intet ændret, og gudhjælpemig om ikke også ansigterne er identiske med dem i sidste uge. Nå, om ikke andet har du da nu en time til at planlægge weekenden.
Mange af os kan nikke genkendende til en kultur, hvor man bare møder op – og ikke har megen fokus på også at være til stede mentalt. Men det kan og skal der ændres på ifølge Povl Christian Henningsen, rådgiver i ledelse og kommunikation og forfatter til bogen ‘Gode møder’. Her giver han syv gode råd til hvordan:
Klik her, hvis du vil indenfor på et jobsite, der er målrettet ingeniører.
1. Mening med galskaben
Det giver næsten sig selv: Der skal være en grund til at mødes. Den, der har ansvaret for mødet, skal spørge sig selv: Hvorfor mødes vi? Nogle gange kan en mail gøre det.
2. To til tango
Der kan være mange forskellige grund til at mødes: Idégenerering, virksomheds-update, et indspark til energien – eller måske trænger I bare til at se hinanden i øjnene og få samling på tropperne. Men sørg for, at folk ved, hvad mødet handler om. Send en dagsorden ud. Helst en uge og mindst to dage i forvejen. Sørg for, at folk får tilsendt relevante dokumenter – salgsstatistik, budgetter o.lign. Gør det klart, hvis du forventer, at parterne skal møde op med et konkret indspark. Kort sagt: Klæd folk på – der skal to til tango.
3. Sex it up
‘Ting er ikke kedelige – de kan gøres kedelige’. Men det skal de ikke! Sørg for at gøre dagsordenen spændende. Det er ikke ligegyldigt, hvordan du formulerer dig. Opfat dagsordenen på samme måde som en privat festinvitation.
4. Energi smitter
Det handler i høj grad om krop og sprog. Som mødeleder skal du udstråle, at det er vigtigt. Sæt tempo. Signaler, at du vil det her, og du har respekt for, at andre har travlt. Husk, at energi smitter.
5. Sæt tid af og hold den
Tilføj en tidsramme til hvert punkt på dagsordenen. For eksempel: 1. ‘Jeg bruger ti min. på at underholde med firmanyt siden sidst.’ Og sørg for at holde tiden. En mødeleder skal kunne fornemme/styre tidsforbruget.
6. Skær igennem
Hænger sammen med ovenstående punkt. Hvis du ikke formår at skære igennem, havner I uundgåeligt i endeløse diskussioner. Start eksempelvis med at præsentere en idé og peg derefter to personer ud – én der taler for ideen, og én der taler imod. Slut.
Læs også: Otte gode grunde til at hade møder
7. Varier møderne
Det er tilladt at eksperimentere. Byt roller og vælg en anden til at lede mødet næste gang. Det får folk til at engagere sig.
Møde for to? Gå en tur i stedet for at sidde inde. Frisk luft og motion er lig med nye (flere) ideer. Hold mødet et andet sted, eller hvad med at arrangere et sønderjysk kaffebord med kridhvide duge og virkelig gode kager. Det giver en helt anden stemning og masser af god karma, fordi der er lagt tanke og engagement bag rammerne om mødet.
Slutteligt vil Povl Christian Henningsen minde om, at man ikke behøver at gøre det sværere, end det er. Det handler ‘bare’ om at træffe bevidste beslutninger i stedet for at ryge ind i den hovedløse mødespiral. Det kræver blot én, der siger: ‘Nu ændrer vi på den her mødekultur’.
Leave a Reply