Sådan tager du den svære snak med din irriterende kollega

Maven krymper sig sammen, og tungen slår knuder, når vi skal tale med en kollega om noget, der er svært at få sagt, fordi det handler om vedkommendes måde at opføre sig på. Vi frygter at ødelægge den gode stemning, og ender derfor ofte med at bløde sproget op med forbehold som f.eks: ‘så slemt er det heller ikke’ eller ‘du gør i øvrigt en fremragende indsats’.

Men når vi pakker budskabet ind, risikerer vi, at vedkommende slet ikke fatter alvoren, advarer Camilla Raymond, der er erhvervspsykolog i konsulentfirmaet Organisation ApS og forfatter til bogen ‘Arbejdsrelationer & relationsarbejde’.

Opret et cv på Jobfinder – og lad virksomhederne finde dig.

Som en hjælp til at servere budskabet klart og uden at antænde eller trappe en konflikt op har hun udviklet værktøjet ‘Klar tale’. Det er bygget op således, at man kommer rundt om de faktorer, der er vigtige, når det handler om at præsentere et budskab klart for nogen, man arbejder sammen med. ‘Klar tale’ består af fire indbyrdes afhængige dele, der alle skal indgå i de svære samtaler.

Her er et konkret eksempel, der illustrerer, hvordan værktøjet virker. Eksemplet handler om en frustreret mellemleder, hvis chef konsekvent kommer ti minutter for sent til møderne og altid besvarer sine mobilopkald, mens mødet er i gang. Han har allerede fortalt, at han finder det frustrerende, men fik svaret: ‘Jeg kan multitaske’. Det forsvandt frustrationen ikke af. Nu finder han sit ‘Klar tale-værktøj’ frem:

1. element: Tanke/følelse

Fortæl, hvad du tænker og føler om situationen. I dette tilfælde: ‘Jeg bliver frustreret over vores møder og har en oplevelse af, at vi ikke bruger tiden særligt effektivt’.

2. element: Observation

Kom med tre eksempler på konkrete handlinger, som du mener, din frustration hænger sammen med. Det er vigtigt at tjekke efter, om det er en tendens. Kan du ikke finde mere end et enkelt eksempel, er det ikke en ‘Klar tale’, der er brug for.

Henvis helt konkret til tre oplevelser, hvor chefen er kommet for sent til møder, har nedprioriteret dem ved at blive væk eller aflyse, og til situationer, hvor mødet er blevet forsinket, eller I ikke har nået alle punkter inden for den afsatte tid, fordi chefen talte i telefon. På den måde er der noget konkret at hænge dine følelser op på.

3. element: Værdier og spilleregler

Her kan du henvise til de skrevne og uskrevne regler og værdier, der hersker i virksomheden, f.eks. respekt og effektivitet. Det er en god idé at koble det tæt med eksempler fra Observations-elementet. F.eks. illustrerer de tre eksempler et misforhold mellem chefens adfærd og værdier som ‘respekt for kolleger’ og ‘effektivitet’.

4. element: Krav/ønsker

Hvis du er chef for den, du taler med, kan du stille krav. Er du ikke, må du nøjes med ønsker. I dette eksempel kan du bede om ‘en samtale om mødekulturen’ frem for at sige: ‘Jeg ønsker, at du ændrer adfærd’. Ideelt set bør dialogen i dette tilfælde foregå på et møde. Så kan du tage afsæt i, at der tilsyneladende er forskellige opfattelser af mødekulturen.

Fremhæv, at du tager problemet op, fordi du ønsker at gøre jobbet så godt som muligt, og fordi du gerne vil understøtte virksomhedsværdier som f.eks. effektivitet. Hvis chefen igen peger på sin evne til at multitaske, så tag fat i første element: at du oplever, at jeres tid bliver spildt, og tredje element, at det strider mod værdierne.

Som med alle andre værktøjer er det frem for alt meget vigtigt at tænke sig om, når man bruger det. Reflektér over, om du kan opnå et bedre samarbejde og en bedre relation ved at tage værktøjet i brug. Særligt i forhold til en overordnet er det vigtigt at overveje, om vedkommende vil ændre adfærd – eller om det bare vil skabe en dårligere relation mellem jer.

Tror du dybest set ikke på en ændring, må du acceptere, at det er dine egne forventninger, der skal skrues på – eller alternativt, at du måske skal finde en anden arbejdsgiver, anbefaler Camilla Raymond.