Offentligt it projekt til mange millioner er gået over budget, er forsinket og bør skrottes. Så skete det igen, men det er ikke sidste gang. Årsagen er egentlig ret banal. Det er et produkt af en ”fælde” i den måde vi mennesker tager beslutninger på. Jeg snakker naturligvis om arbejdskadestyrelsens Proask projekt, som har været i mediernes søgelys den seneste uge.
Skal det ikke bare planlægges bedre?
Standard svaret på, hvad man skal gøre for at undgå at disse mega-projekter fejler er, at de skal planlægges bedre. Men det mener jeg faktisk, er helt misforstået. Jeg har andetsteds med udgangspunkt i en 100 år gammel indsigt fra teoretisk fysik argumenteret for, at man skal planlægge mindre når det drejer sig om mega projekter. Store projekter vil altid være komplekse. Det kan vi ikke planlægge os ud af. Det som vi kan blive bedre til, er at finde ud af, hvornår kompleksitet er blevet til kaos og vi har mistet styringen.
Sunk costs og Nik og Jay
Det scenarie, som vi skal hæfte os ved er dette: først bliver projektet lidt forsinket, så øges budgettet lidt, så mere forsinkelse, så mere budget og til sidst når budgettet er overskredet med 100% finder man ud af, at projektet skal skrottes helt.
Grunden til dette forekommer er faktisk velkendt. Det er en psykologiske mekanisme eller bias som kaldes ”Sunk cost”, der ligger bag. Fænomenet kendes fra økonomien, hvor det beskriver omkostninger som er afholdt men ikke kan genvindes. Problemet er at vi har en tendens til at tage den slags med i vores beslutningstagen. Dette er beskrevet som ”The sunk cost trap” i den klassiske artikel fra Harward Business Review fra 1998: [”Hidden Traps In Decision Making”]([http://hbr.org/2006/01/the-hidden-traps-in-decision-making/ar/1 ,]). Sunk cost fælden:
”..to make choices in a way that justifies past choices, even when the past choices no longer seem valid” (Harward Business Review, 1998, Sep-Oct., p.5)
Den betyder i al sin larmende banalitet, at man bliver ved med at smide penge eller andre ressourcer efter noget man allerede har investeret i, selvom det ikke giver mening.
Lad os tage et eksempel fra hverdagslivet. Lad os antage på et rent hypotetisk plan, at du har købt bilet til en koncert med Nik og Jay. På dagen for koncerten, bliver du lidt små syg og har egentlig ikke lyst til at tage af sted. Men fordi du ikke kan sælge billetten og har brugt en masse penge tager du af sted, selvom du havde mere lyst til at blive hjemme og se Sex and The City med din kone eller kæreste (igen på et rent hypotetisk plan). Dette er sunk cost fælden.
Og løsningen er…
Ligeså velkendt som dette problem er, lige så velkendt og simpel er løsningen. Man skal bare lade være med at regne Sunk Costs med! Når man tager beslutning om at øge bevillingen til et projekt, vil den trænede projektleder med sit PRINCE2 certifikat, nok holde forslaget om budgetudvidelsen op i mod to alternativer: at gøre intet (fortsætte som hidtil) og at lukke projektet.
Situationen er ofte sådan at, gør man intet vil projektet fejle og benefits vil ikke blive høstet. Hvis man lukker projektet får man jo heller ikke høstet benefits, men man har jo allerede investeret en del. Det er her fejlen opstår, for det man har investeret er 100% irrelevant set ud fra en rationel økonomisk vinkel.
Det eneste man bør forholde sig til er om Estimate To Complete er højere eller lavere end benefits som projektet kan høste, samt en sandsynlighed for om projektet kan høste disse benefits.
Grunden til, at de mange millioner man allerede har investeret, ikke er ligegyldige har typisk at gøre med personlig prestige, forfængelighed og loyalitet overfor investorerne. Fejlen er ofte, at det er den samme person eller kreds af personer, som har sat projektet i gang som bestemmer om det skal fortsætte.
Løsningen er derfor at i tilfælde af potentielle budgetoverskridelser, må man kun vurdere det investerede i et projekt til den pris, man kan sælge det på gaden nu (ofte 0 kroner) IKKE den værdi du har investeret. Samtidig bør det være en anden end den eller de personer, som har bundet personlig prestige op i projektet som træffer denne beslutning.
Mette F, du ringer bare….
